Duty Manager là gì? Công việc và mức lương tại khách sạn

Thuật ngữ Duty Manager không còn xa lạ trong ngành khách sạn, nhưng không phải ai cũng hiểu rõ vai trò, trách nhiệm và các tiêu chí cần thiết cho vị trí này. Vậy Duty Manager là gì, họ đảm nhận những nhiệm vụ gì và cần có những kỹ năng nào để thành công trong công việc? Cao đẳng Du lịch Sài Gòn sẽ giải đáp chi tiết trong bài viết dưới đây.

Định nghĩa Duty Manager là gì?

Duty Manager (quản lý trực ca hoặc quản lý tiền sảnh) là người chịu trách nhiệm giám sát và điều phối hoạt động hàng ngày trong ca làm việc của mình tại một khách sạn. Họ đảm bảo mọi quy trình diễn ra suôn sẻ, xử lý nhanh chóng các vấn đề phát sinh, hỗ trợ khách hàng và nhân viên, cũng như duy trì tiêu chuẩn dịch vụ của khách sạn. Với vai trò trung tâm trong bộ máy vận hành, Duty Manager giám sát các khu vực chính như lễ tân, buồng phòng và an ninh, đồng thời là người giải quyết các tình huống khẩn cấp hoặc khiếu nại từ khách hàng. Họ thường làm việc dưới sự chỉ đạo của Front Office Manager (FOM) và có thể đảm nhận ca chiều hoặc ca đêm tùy theo sự phân công.

Duty Manager không phải cấp quản lý cao nhất nhưng giữ vai trò mang đến trải nghiệm lưu trú thoải mái cho khách hàng và vận hành của khách sạn

Trách nhiệm và công việc của Duty Manager trong khách sạn

Nhiệm vụ chính của họ là đảm bảo mọi quy trình vận hành diễn ra hiệu quả, duy trì chất lượng dịch vụ và xử lý kịp thời các tình huống phát sinh. Với trọng trách đó, Duty Manager thực hiện nhiều công việc quan trọng. Vậy, các nhiệm vụ của Duty Manager là gì? Chúng bao gồm:

Giám sát hoạt động các khu vực trong khách sạn

Vai trò của Duty Manager là gì trong việc đảm bảo hoạt động suôn sẻ tại khách sạn? Duty Manager chịu trách nhiệm theo dõi và giám sát hoạt động của các khu vực quan trọng trong khách sạn như tiền sảnh, khu vực lễ tân, buồng phòng và an ninh. Họ đảm bảo mọi quy trình vận hành tuân thủ tiêu chuẩn dịch vụ. Đồng thời, họ xử lý nhanh chóng các vấn đề phát sinh và duy trì sự phối hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận. Nhờ đó, khách hàng luôn có được trải nghiệm tốt nhất.

Phối hợp quản lý giữa các bộ phận

Vai trò của Duty Manager là gì trong việc điều phối hoạt động nhịp nhàng giữa các phòng ban trong khách sạn? Để hoàn thành nhiệm vụ này, họ phải đảm nhận các công việc sau:

• Giám sát và điều phối hoạt động tại khu vực tiền sảnh, đảm bảo các vị trí làm việc tuân thủ đúng quy trình và đạt hiệu quả tối đa.
• Kiểm tra danh sách khách VIP và đoàn khách đến trong 1 ngày.
• Tổ chức và giám sát việc tiếp đón khách VIP, bao gồm kiểm tra phòng, điều phối nhân sự phục vụ.
• Đích thân kiểm tra việc setup phòng VIP, đảm bảo không gian được chuẩn bị hoàn hảo trước khi khách nhận phòng.
• Chào đón khách VIP và đoàn khách, thực hiện các nghi thức đón tiếp chuyên nghiệp.
• Kiểm tra và đảm bảo việc chuyển thư từ, bưu phẩm, tin nhắn… giúp thông tin đến tay khách nhanh chóng và chính xác.

Duty Manager là trung tâm trong việc phối hợp các bộ phận, đảm bảo quy trình phục vụ tại khách sạn suôn sẻ

Xử lý yêu cầu và khiếu nại của khách hàng

Vai trò của Duty Manager là gì trong việc xử lý các yêu cầu và khiếu nại của khách hàng? Duty Manager là đầu mối chính trong việc tiếp nhận và xử lý yêu cầu, phản hồi cũng như khiếu nại từ khách hàng. Họ lắng nghe, tìm giải pháp phù hợp và phối hợp với các bộ phận liên quan để nhanh chóng giải quyết vấn đề.  Ngoài ra, Duty Manager còn chịu trách nhiệm báo cáo các trường hợp nghiêm trọng lên quản lý cấp cao để có hướng xử lý kịp thời. Vì vậy, Duty Manager thường khuyến khích khách hàng phản hồi về chất lượng dịch vụ, ghi nhận ý kiến đặc biệt để xác minh và đề xuất điều chỉnh nhằm nâng cao trải nghiệm.

Đào tạo và hướng dẫn nhân viên

Vai trò của Duty Manager là gì trong việc đào tạo và định hướng nhân viên? Nhằm nâng cao chất lượng dịch vụ, Duty Manager định kỳ tổ chức các chương trình huấn luyện dành cho cả nhân viên mới và hiện tại. Nội dung đào tạo tập trung vào quy trình làm việc, kỹ năng giao tiếp và phương pháp xử lý tình huống thực tế, nhằm đảm bảo sự thống nhất trong tác phong phục vụ. Đồng thời, Duty Manager cũng chủ động tham gia các khóa đào tạo nâng cao theo kế hoạch được phân công. Họ liên tục cập nhật kiến thức chuyên môn, áp dụng các phương pháp quản lý tiên tiến và góp phần xây dựng một đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp, đáp ứng yêu cầu ngày càng cao của ngành khách sạn.

Các nhiệm vụ khác

Các công việc khác của Duty Manager là gì? Ngoài những trách nhiệm chính trên, Duty Manager còn thực hiện một số nhiệm vụ quan trọng khác như:

• Kiểm tra định kỳ thiết bị và cơ sở vật chất của khách sạn.
• Họp bàn giao trước và sau mỗi ca trực để cập nhật tình hình hoạt động.
• Báo cáo kết quả làm việc và đề xuất cải tiến quy trình vận hành.
• Tham gia các cuộc họp nội bộ và khóa đào tạo nâng cao.
• Đáp ứng các nhiệm vụ khác theo sự phân công của cấp trên.

Với vai trò đa nhiệm, Duty Manager là nhân tố mang đến trải nghiệm hài lòng cho khách hàng và xây dựng môi trường làm việc chuyên nghiệp

Các yếu tố cần thiết để trở thành một Duty Manager là gì?

Đây không chỉ là công việc đòi hỏi chuyên môn vững vàng mà còn yêu cầu khả năng xử lý tình huống linh hoạt, nhanh nhạy. Vậy những phẩm chất và kỹ năng cần có để trở thành Duty Manager là gì? Chúng bao gồm:

Kỹ năng chuyên môn xuất sắc

Là người quản lý, Duty Manager cần có kiến thức sâu rộng về ngành nghề mình hoạt động. Điều này bao gồm hiểu rõ về quy trình làm việc, chính sách của công ty, cũng như các tiêu chuẩn dịch vụ. Sự am hiểu về chuyên môn giúp người quản lý đưa ra những quyết định đúng đắn, xử lý công việc hiệu quả và giải quyết các vấn đề phát sinh nhanh chóng.

Trình độ ngoại ngữ tốt

Duty Manager thường xuyên làm việc với khách hàng và đối tác đến từ nhiều quốc gia khác nhau. Việc thông thạo ngoại ngữ, đặc biệt là tiếng Anh, sẽ giúp người quản lý giao tiếp tốt, thể hiện sự chuyên nghiệp, và xây dựng mối quan hệ tốt với khách hàng cũng như đồng nghiệp quốc tế.

Kỹ năng giao tiếp và thuyết phục tốt

Giao tiếp là chìa khóa để tạo dựng sự kết nối giữa khách hàng, nhân viên và ban lãnh đạo. Một Duty Manager giỏi cần biết cách lắng nghe, truyền tải thông tin rõ ràng và có khả năng thuyết phục khi cần thiết. Kỹ năng này không chỉ giúp giải quyết xung đột mà còn tạo động lực cho nhân viên làm việc hiệu quả hơn.

Giao tiếp tốt và ngoại ngữ vững giúp Duty Manager kết nối hiệu quả với khách hàng và đối tác quốc tế

Kỹ năng làm việc nhóm và phối hợp với các bộ phận liên quan

Duty Manager không làm việc một mình mà phải kết hợp với nhiều bộ phận khác nhau như lễ tân, housekeeping, F&B, kinh doanh, dịch vụ khách hàng, nhân sự, kỹ thuật… để đảm bảo mọi thứ vận hành trơn tru. Sự phối hợp nhịp nhàng của các phòng ban này sẽ giúp quá trình vận hành khách sạn diễn ra trơn tru, mang đến trải nghiệm tuyệt vời cho khách hàng.

Khả năng quan sát, nhận diện và giải quyết vấn đề

Trong môi trường làm việc năng động, vấn đề có thể phát sinh bất cứ lúc nào. Một Duty Manager cần có tư duy nhạy bén, khả năng quan sát nhanh để nhận diện rủi ro, sự cố và đưa ra giải pháp kịp thời nhằm hạn chế ảnh hưởng tiêu cực đến hoạt động và hình ảnh chuyên nghiệp của khách sạn.

Khả năng chịu áp lực công việc cao

Công việc của Duty Manager luôn đòi hỏi sự tập trung cao độ và xử lý tình huống linh hoạt, từ các sự cố bất ngờ đến yêu cầu đặc biệt của khách hàng. Để giữ vững tinh thần trong mọi tình huống, họ cần có tâm lý vững vàng, khả năng quản lý thời gian tốt và tư duy tích cực.

Duty Manager cần chuyên môn vững vàng và kỹ năng mềm xuất sắc trên để linh hoạt xử lý mọi tình huống

Mức lương Duty Manager là bao nhiêu?

Mức lương của Duty Manager trong khách sạn có sự dao động tùy thuộc vào quy mô khách sạn, vị trí địa lý và kinh nghiệm của ứng viên. Hiện tại, mức lương trung bình của Duty Manager tại Việt Nam thường nằm trong khoảng 10 – 20 triệu đồng/tháng. Ngoài mức lương cơ bản, Duty Manager còn có thể nhận thêm các khoản thưởng, phụ cấp và tiền tip từ khách hàng, đặc biệt là tại các khách sạn cao cấp.

Mức lương Duty Manager biến động theo nhiều yếu tố nhưng nhìn chung khá cạnh tranh trong ngành khách sạn

Trên đây là tổng quan thông tin về công việc, mức lương và kỹ năng cần có để trở thành Duty Manager là gì. Với trách nhiệm giám sát, điều phối và xử lý các tình huống phát sinh, Duty Manager góp phần tạo nên trải nghiệm lưu trú thoải mái và hài lòng cho khách hàng. Để thành công trong vị trí này, học viên cần không ngừng học hỏi, rèn luyện kỹ năng quản lý và nâng cao chuyên môn. Nếu bạn đang quan tâm đến ngành khách sạn và mong muốn phát triển sự nghiệp với vị trí Duty Manager, chuyên ngành Quản trị Khách sạn tại Cao đẳng Du lịch Sài Gòn sẽ là nơi đào tạo kiến thức và kỹ năng cần thiết cho bạn. Nội dung đào tạo: Chương trình đào tạo được thiết kế bài bản, kết hợp giữa nền tảng lý thuyết chuyên sâu và thực hành thực tế, chiếm 30% – 70% thời lượng học, giúp sinh viên nắm vững kiến thức về:

• Nghiệp vụ khách sạn: Lễ tân, nhà hàng, phòng, pha chế.
• Quản lý nhân sự và tài chính: Điều hành hoạt động khách sạn, quản lý nhân sự, tài chính.
• Ngoại ngữ: Đáp ứng nhu cầu giao tiếp trong môi trường khách sạn quốc tế.
• Sử dụng trang thiết bị và phần mềm quản lý khách sạn.
• Kỹ năng mềm: Xử lý tình huống, tổ chức công việc, thích nghi với môi trường làm việc.

Đặc biệt, sinh viên Quản trị Khách sạn có cơ hội thực tập tại các khách sạn lớn đạt tiêu chuẩn 4-5 sao, giúp tích lũy kinh nghiệm thực tế và rèn luyện kỹ năng chuyên môn. Một số khách sạn tiêu biểu gồm Melia Ho Tram Beach Resort, Pullman, Vinpearl, La Vela Saigon, ParkRoyal Saigon, Holiday Inn & Suites Saigon Airport, Le Méridien Saigon, cùng các khách sạn 5 sao tại Phú Quốc như Crowne Hotel, Movenpick Hotel, Salinda Hotel, Sol Melia Hotel.

Cơ hội việc làm: Sau khi tốt nghiệp, sinh viên có thể làm việc tại:

• Các khách sạn, nhà hàng 4-5 sao, khu nghỉ dưỡng cao cấp, hoặc các trung tâm hội nghị, sự kiện. 
• Sân bay, du thuyền quốc tế, các công ty tổ chức sự kiện, bộ phận chăm sóc khách hàng tại doanh nghiệp, ngân hàng, và thậm chí trong các cơ quan quản lý du lịch.
• Nếu có định hướng kinh doanh, bạn có thể mở homestay, căn hộ dịch vụ hoặc theo đuổi sự nghiệp giảng dạy. 
• Với sự nỗ lực và kinh nghiệm được tích lũy sau 2-5 năm, bạn có thể thăng tiến lên các vị trí giám sát, quản lý bộ phận, và xa hơn là giám đốc khách sạn, nhà hàng trong nước và quốc tế.

Nếu bạn muốn biết thêm thông tin về chuyên ngành Quản trị Khách sạn cũng như quy trình đăng ký tại Cao đẳng Du lịch Sài Gòn, vui lòng liên hệ Phòng Tư vấn Tuyển sinh để được hướng dẫn chi tiết và nhanh chóng.