Tea Break là gì? Quy trình phục vụ Tea Break tại khách sạn

Tea Break ngày càng trở thành một phần không thể thiếu trong các buổi hội thảo, hội nghị, sự kiện và buổi gặp gỡ giao lưu  tại các khách sạn và nhà hàng ở Việt Nam. Đối với những ai kinh doanh nhà hàng, khách sạn, việc triển khai quy trình phục vụ Tea Break chuyên nghiệp sẽ là phương thức hiệu quả để gia tăng doanh thu. Cùng Cao đẳng Du lịch Sài Gòn tìm hiểu về nguồn gốc, thực đơn và quy trình phục vụ Tea Break chuẩn mực của tiệc Tea Break là gì.

Quy trình phục vụ Tea Break chuyên nghiệp

Tea Break là gì?

Trước khi đi sâu vào quy trình phục vụ Tea Break, chúng ta cần hiểu rõ khái niệm tiệc Tea Break là gì. Tiệc Tea Break (tiệc trà giữa giờ) là khoảng thời gian nghỉ ngắn giữa các buổi làm việc, hội họp hoặc sự kiện. Khách mời sẽ được phục vụ các món ăn nhẹ và đồ uống như trà, cà phê, bánh ngọt, trái cây và đôi khi là các món ăn nóng. Mục tiêu của Tea Break là tạo một khoảng thời gian thư giãn cho khách mời, giúp họ nạp lại năng lượng, giao lưu và giảm bớt căng thẳng trước khi tiếp tục các hoạt động chính của sự kiện.

Tùy thuộc vào yêu cầu của chủ tiệc và thời gian sự kiện, số lần và địa điểm tổ chức Tea Break có thể thay đổi linh hoạt. Hiện nay, dịch vụ Tea Break được phổ biến rộng rãi tại các nhà hàng và khách sạn lớn, đặc biệt trong các buổi tiệc, họp, hội nghị, hội thảo và workshop.

Tiệc Tea Break

Nguồn gốc ra đời của Tea Break 

Tea Break xuất phát từ truyền thống uống trà của Anh quốc vào khoảng giữa thế kỷ 19. Thời điểm đó, tiệc trà chiều trở nên không thể thiếu trong sinh hoạt xã hội của tầng lớp quý tộc Anh. Truyền thống này bắt nguồn từ Anna, nữ Công tước Bedford, khi bà thường cảm thấy thiếu năng lượng vào buổi chiều và muốn có một bữa ăn nhẹ trước bữa tối. Bà đã mời bạn bè cùng tham gia tiệc trà chiều với bánh ngọt, bánh mì kẹp và trà để cải thiện tình trạng trên.

Qua thời gian, Tea Break đã lan rộng và trở thành một nét văn hóa phổ biến không chỉ ở Anh mà còn ở nhiều quốc gia trên thế giới, bao gồm cả Việt Nam. Trong các sự kiện, hội nghị và buổi họp, Tea Break đã trở thành một khoảng thời gian quan trọng để khách mời thư giãn, giao lưu và nạp lại năng lượng.

Tea Break có nguồn gốc từ giới quý tộc Anh

Những cách gọi khác của Tea Break là gì?

Tea Break còn được gọi bằng nhiều tên khác nhau, tùy thuộc vào bối cảnh và phong cách của sự kiện. Một số cách gọi phổ biến bao gồm:

• Coffee Break: Thường được sử dụng thay thế cho Tea Break, đặc biệt khi cà phê là thức uống chủ đạo.
• Refreshment Break: Nhấn mạnh vào việc cung cấp các món ăn nhẹ và đồ uống để làm mới tinh thần.
• Snack Break: Tập trung vào các loại đồ ăn nhẹ, không nhất thiết phải có trà hay cà phê.
• Tea Time: Thường diễn ra vào buổi chiều, khi mọi người cùng nhau thưởng thức trà kèm với các loại bánh ngọt và đồ ăn nhẹ.
• Afternoon Break: Thường diễn ra vào buổi chiều và cung cấp các món ăn nhẹ và đồ uống.

Có rất nhiều từ miêu tả về tiệc nghỉ giữa giờ, nhưng Tea Break là phổ biến nhất

Đặc điểm loại hình Tea Break là gì?

Tea Break thường kéo dài từ 20 đến 30 phút, đủ để khách mời có thời gian nghỉ ngơi và nạp lại năng lượng mà không làm gián đoạn quá trình sự kiện. Tiệc Tea Break diễn ra trong thời gian giải lao hoặc trước khi sự kiện bắt đầu, tùy thuộc vào yêu cầu của ban tổ chức. Khi đến thời gian Tea Break, khách mời sẽ được thông báo và di chuyển ra khu vực sảnh chờ của phòng họp, khu vực ngoài trời hoặc bất kỳ không gian phù hợp nào trong khách sạn, nhà hàng hoặc trung tâm hội nghị. 

Tại đây, nhân viên phục vụ sẽ bày biện sẵn thực đơn bao gồm trà, cà phê, nước trái cây, bánh ngọt, bánh mì kẹp, hoa quả và đôi khi là các món ăn nóng. Tea Break được tổ chức theo hình thức tiệc đứng, giống như buffet, cho phép khách mời tự do lựa chọn và thưởng thức các món ăn và đồ uống theo sở thích. Việc tổ chức tiệc theo đúng quy trình phục vụ Tea Break giúp khách mời cảm thấy thoải mái và hài lòng, đồng thời tạo nên sự chuyên nghiệp trong các sự kiện.

Tea Break là khoảng thời gian nghỉ ngắn buổi trưa hoặc chiều để uống trà, ăn bánh ngọt và thư giãn

Tầm quan trọng của việc tổ chức tiệc Tea Break

Loại hình tiệc này không chỉ mang lại lợi ích cho địa điểm tổ chức (khách sạn, nhà hàng), mà còn cả chủ tiệc và người tham dự. Tea Break là sự kiện cần thiết với nhiều lợi ích, như:

• Đối với khách sạn – nhà hàng:
• • • Tăng doanh thu và thu hút lượng khách tiềm năng.
    • Thể hiện sự chuyên nghiệp trong dịch vụ, khẳng định thương hiệu và chất lượng phục vụ nhờ quy trình phục vụ Tea Break tiêu chuẩn.
• Đối với chủ tiệc:
• • • Tạo ấn tượng tốt với khách tham dự nhờ sự chu đáo và chuyên nghiệp.
    • Đáp ứng nhu cầu nghỉ ngơi, thư giãn của khách mời, giúp họ sẵn sàng tham gia hoặc tiếp tục sự kiện, từ đó tạo niềm tin và sự hài lòng từ phía khách hàng.
• Đối với thực khách tham dự:
• • Có không gian để thư giãn và nghỉ ngơi, giảm căng thẳng, đồng thời có cơ hội để trò chuyện, làm quen và mở rộng mối quan hệ.
  • Các món ăn nhẹ và đồ uống được chuẩn bị giúp khách mời tỉnh táo, thư giãn và đủ năng lượng để tham gia trọn vẹn các hoạt động trong sự kiện.

Tổ chức tiệc Tea Break quan trọng vì tạo cơ hội thư giãn và giao lưu

Thời điểm tổ chức tiệc Tea Break

Thời điểm tổ chức tiệc Tea Break thường linh hoạt và có thể tùy chỉnh theo yêu cầu của chủ tiệc và tính chất của sự kiện. Dưới đây là một số thời điểm phổ biến để tổ chức Tea Break:

• Giữa các buổi họp hoặc sự kiện
• Trước hoặc sau các phiên thảo luận
• Khi chuyển đổi giữa các nội dung hoặc chủ đề của sự kiện

Các nhà hàng và khách sạn có thể tư vấn và đề xuất thời điểm phù hợp dựa trên đặc điểm của sự kiện và số lượng khách tham dự. Ví dụ như:

• Sự kiện kéo dài cả ngày: Nếu sự kiện diễn ra cả ngày, thường tổ chức hai lần Tea Break. Buổi sáng từ 9h30 đến 10h00 và buổi chiều từ 15h00 đến 15h30. Giúp khách mời nạp năng lượng và duy trì tinh thần làm việc.
• Sự kiện nửa ngày: Nếu sự kiện chỉ kéo dài nửa ngày, thường tổ chức một lần Tea Break vào giữa giờ buổi sáng hoặc buổi chiều, tùy thuộc vào thời gian diễn ra sự kiện.

Mục tiêu chọn thời điểm mở tiệc Tea Break là để đảm bảo khách mời có thời gian nghỉ ngơi và nạp năng lượng

Thực đơn Tea Break bao gồm những gì?

Thực đơn của Tea Break thường đơn giản nhưng vẫn đảm bảo sự phong phú và hấp dẫn. Dưới đây là các thành phần thường gặp:

• Đồ uống: Bao gồm trà thảo mộc, cà phê, các loại nước ép trái cây tươi, các loại sinh tố, rượu hoa quả nhẹ và nước lọc.
• Bánh ngọt: Có các loại như cupcake, sandwich, bánh cookies, bánh su kem, bánh tiramisu, bánh macaron, bánh tart trái cây, bánh tart trứng, bánh flan, bánh phô mai,…
• Bánh mặn: Bánh mì xúc xích, bánh bông lan trứng muối, bánh mì cuộn ham cheese, bánh phô mai nhật, bánh pizza mini, bánh hamburger, bánh pate chaud,…
• Trái cây tươi: Gồm các loại như táo, cam, nho, kiwi, cherry, dâu tây, dưa hấu và đu đủ,…

Thực đơn Tea Break thường được thiết kế đơn giản, nhẹ nhàng nhưng vẫn đảm bảo sự phong phú và hấp dẫn

Quy trình phục vụ Tea Break tại khách sạn

Mặc dù thời gian diễn ra Tea Break không dài, việc triển khai quy trình phục vụ Tea Break chuyên nghiệp sẽ giúp đơn vị tổ chức tạo ấn tượng tốt với khách mời. Vậy, quy trình phục vụ Tea Break tại khách sạn bao gồm những bước cụ thể nào? Chúng đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng theo các bước sau:

Bước 1: Chuẩn bị trước sự kiện

• Xác định địa điểm và khung thời gian: Chọn khu vực phù hợp trong khách sạn và lên kế hoạch thời gian cụ thể cho Tea Break.
• Xác định số lượng khách mời: Tính toán số lượng khách tham dự để lên kế hoạch chuẩn bị đủ đồ ăn và thức uống.
• Lên thực đơn: Thiết kế thực đơn bao gồm các món ăn nhẹ và đồ uống phù hợp với sở thích của khách mời.

Bước 2: Chuẩn bị không gian

• Vệ sinh khu vực tổ chức: Đảm bảo khu vực tổ chức sạch sẽ và gọn gàng.
• Chuẩn bị dụng cụ cần thiết: Chuẩn bị các dụng cụ cần thiết như ly, đĩa, muỗng, nĩa, và các vật dụng trang trí bàn tiệc.

Bước 3:  Trình bày và sắp xếp khu vực tea break 

• Sắp xếp và trình bày thức ăn và đồ uống: Đặt sẵn các loại thức ăn, đồ uống trên bàn tiệc theo thực đơn đã lên.
• Sắp xếp bàn tiệc: Bố trí bàn tiệc theo hình thức buffet, đảm bảo khách mời dễ dàng tiếp cận và lựa chọn.

Bước 4: Phục vụ trong suốt sự kiện

• Hỗ trợ khách mời: Quan sát và đáp ứng kịp thời nhu cầu của khách mời, như cung cấp thêm nước uống hoặc bổ sung thức ăn kịp thời.
• Tạo không gian giao lưu: Đảm bảo không gian thoải mái để khách mời có thể trò chuyện và giao lưu.

Bước 5: Vệ sinh sau tiệc

• Dọn dẹp khu vực tổ chức: Vệ sinh sạch sẽ khu vực sau khi tiệc kết thúc.
• Set-up lại không gian: Sắp xếp lại không gian ban đầu hoặc chuẩn bị cho sự kiện tiếp theo.

Quy trình phục vụ Tea Break chuyên nghiệp và suôn sẻ đảm bảo khách mời hài lòng và tạo ấn tượng tích cực về thương hiệu

Một số lưu ý khi tổ chức tiệc Tea Break

Tổ chức tiệc Tea Break đòi hỏi sự chú trọng đến nhiều yếu tố để đảm bảo sự hài lòng của khách mời và thành công của sự kiện. Những yếu tố quan trọng cần lưu ý trong quy trình phục vụ Tea Break là gì? Chúng bao gồm:

• Xác định số lượng khách và thời gian diễn ra: 
  • Lên kế hoạch cụ thể về số lượng người tham dự và thời gian tổ chức để dễ dàng bố trí không gian, thực đơn và các dịch vụ phù hợp.
  • Thêm kế hoạch dự phòng cho những trường hợp khách mời đến bất ngờ.
• Bố trí không gian và sắp xếp bàn tiệc hợp lý
  • Chọn không gian thoáng đãng, ưu tiên những địa điểm có view đẹp. 
  • Đặt bàn ở vị trí thông thoáng, không gây cản trở lối đi để đảm bảo sự thuận tiện cho khách mời. 
  • Bàn ăn nên được trang trí với khăn trải bàn nhã nhặn và bình hoa tươi, tạo sự hài hòa và bắt mắt. 
  • Đặt thêm vài chiếc ghế ở một số vị trí xung quanh khu vực Tea Break để khách mời có thể ngồi nghỉ ngơi và trò chuyện.
  • Chọn những bản nhạc nhẹ nhàng, du dương, êm dịu để tạo không khí thư giãn cho buổi tiệc, tránh nhạc quá sôi động gây ồn ào.
• Lựa chọn thực đơn hợp lý: Chỉ cần bánh ngọt, trái cây, trà, cà phê được sắp xếp gọn gàng kèm bảng tên món.
• Sắp xếp tách và đĩa: Đặt tách và đĩa kê theo hàng lối trên bàn, với tay cầm tách và muỗng thẳng hàng để tạo sự ngăn nắp và chuyên nghiệp. Sử dụng đĩa giấy, muỗng nhựa để khách dễ mang đi.
• Kiểm soát chi phí và chất lượng dịch vụ: Lập kế hoạch ngân sách chi tiết như cơ sở vật chất, vật trang trí, thực đơn, nhân viên phục vụ, đến các chi phí phát sinh khác, theo tiêu chuẩn của quy trình phục vụ Tea Break.

Quy trình phục vụ Tea Break được thực hiện chuyên nghiệp sẽ tạo ấn tượng tích cực

Tea Break không chỉ là thời gian nghỉ ngơi ngắn mà còn là dịp để khách mời thư giãn, kết nối và nạp lại năng lượng. Quy trình phục vụ Tea Break chuyên nghiệp tại khách sạn đòi hỏi chuẩn bị kỹ lưỡng và chú trọng từng chi tiết, từ chọn địa điểm, lên thực đơn đến tổ chức và dọn dẹp. Thực hiện đúng quy trình và đảm bảo chu đáo sẽ mang đến trải nghiệm ấn tượng và nâng cao uy tín thương hiệu.

Nếu bạn muốn học cách phục vụ chuyên nghiệp trong các nhà hàng và khách sạn sang trọng, hãy đăng ký học chuyên ngành Quản trị khách sạn tại Cao đẳng Du lịch Sài Gòn. Chương trình được liên tục cập nhật để phù hợp với nhu cầu thực tế của doanh nghiệp. Sinh viên sẽ được đào tạo kiến thức chuyên sâu kết hợp với thời lượng thực hành lên đến 70%. Ngoài ra, sinh viên còn có với cơ hội thực tập tại các doanh nghiệp đối tác để áp dụng kiến thức và tích lũy kinh nghiệm.