Room Division là gì​? Mức lương và lộ trình thăng tiến

Room Division là một thuật ngữ quan trọng liên quan đến “bộ phận lưu trú” – nơi trực tiếp phục vụ khách hàng và ảnh hưởng lớn đến doanh thu của khách sạn. Bài viết này, trường Cao đẳng Du lịch Sài Gòn sẽ cùng bạn tìm hiểu sâu về Room Division là gì, công việc của Room Division Manager, mức lương, lộ trình thăng tiến và các khóa học cần thiết để phát triển trong lĩnh vực này.

Room Division là gì?

Room Division (bộ phận lưu trú) là một trong những bộ phận trọng yếu trong khách sạn, chịu trách nhiệm tổ chức và quản lý toàn bộ hoạt động liên quan đến dịch vụ lưu trú cho khách. Đây là bộ phận tiếp xúc trực tiếp nhiều nhất với khách hàng, từ lúc nhận phòng đến khi trả phòng và góp phần quyết định phần lớn doanh thu tổng thể của khách sạn, đặc biệt trong mô hình khách sạn nghỉ dưỡng và khách sạn thương mại.

Room Division đảm bảo khách hàng có trải nghiệm lưu trú thoải mái, sạch sẽ và hiệu quả nhất

Tầm quan trọng của Room Division không chỉ nằm ở việc cung cấp nơi nghỉ ngơi sạch sẽ và tiện nghi, mà còn ở khả năng nâng cao trải nghiệm khách hàng qua việc chuẩn hóa dịch vụ. Nhằm đảm bảo an toàn, duy trì hệ thống công nghệ lưu trú (như PMS, CRS) và điều phối công việc một cách hiệu quả giữa các bộ phận FO, HK, bảo trì, an ninh.

Vai trò của Room Division

Room Division không đơn thuần là việc dọn phòng hay đứng ở quầy lễ tân, mà còn mang một vai trò chiến lược trong sơ đồ tổ chức của một khách sạn hiện đại.

• Vai trò chiến lược trong quản lý vận hành: Bộ phận này là đầu mối thông tin chính. Mọi dữ liệu về khách hàng, từ sở thích cá nhân, lịch sử lưu trú đến các yêu cầu đặc biệt, đều được Room Division thu thập và xử lý thông qua hệ thống quản lý khách sạn (PMS). Điều này giúp khách sạn cá nhân hóa dịch vụ, tạo ra lợi thế cạnh tranh bền vững.
• Tối ưu hóa doanh thu và giữ chân khách hàng: Thông qua việc phối hợp chặt chẽ giữa bộ phận Lễ tân và Buồng phòng, Room Division giúp tối ưu hóa công suất sử dụng phòng. Việc áp dụng các kỹ thuật như Quản trị năng suất và Quản trị doanh thu giúp khách sạn bán đúng phòng, cho đúng khách, vào đúng thời điểm với mức giá tối ưu nhất.

Cấu trúc tổ chức Room Division với vai trò chiến lược trong Quản lý vận hành khách sạn

Các bộ phận cấu thành Room Division

Để vận hành trơn tru, Room Division được chia thành nhiều bộ phận với chức năng chuyên biệt:

Room Division Manager là gì?

Room Division Manager (RDM) là người đứng đầu khối lưu trú, chịu trách nhiệm trước Giám đốc điều hành về toàn bộ hiệu quả hoạt động của các bộ phận như Lễ tân, Buồng phòng và các dịch vụ bổ trợ.

Trách nhiệm chính của một RDM bao gồm:

• Quản lý vận hành tổng thể: Trực tiếp giám sát Trưởng bộ phận Lễ tân và Trưởng bộ phận Buồng phòng, đảm bảo các quy trình vận hành tiêu chuẩn (SOP) được triển khai đồng bộ, chính xác và hiệu quả.
• Đảm bảo trải nghiệm khách hàng: Chịu trách nhiệm cuối cùng về mức độ hài lòng của khách lưu trú, thường xuyên theo dõi các chỉ số đánh giá, chủ động xử lý phản hồi tiêu cực và cải thiện chất lượng dịch vụ.
• Quản lý nhân sự: Tham gia vào công tác tuyển dụng, đào tạo và phát triển đội ngũ nhân sự kế cận, đồng thời xây dựng môi trường làm việc chuyên nghiệp, gắn kết trong toàn khối lưu trú.
• Tối ưu hóa tài chính: Theo dõi báo cáo P&L (Lợi nhuận và Lỗ), kiểm soát ngân sách bộ phận và đề xuất các giải pháp nâng cao doanh thu phòng cũng như hiệu quả kinh doanh.

Room Division Manager chịu trách nhiệm quản lý toàn bộ khối lưu trú và trải nghiệm khách hàng

Các công việc chính của Room Division Manager trong khách sạn

Trong một ngày làm việc, Room Division Manager đảm nhiệm nhiều đầu việc quan trọng, vừa mang tính vận hành, vừa mang tính chiến lược.

Quản lý, điều hành công việc của FO và HK

Room Division Manager trực tiếp chỉ đạo Front Office Manager (FOM) và Housekeeping Manager (HKM) trong việc tổ chức, điều hành đội ngũ nhân sự thuộc quyền quản lý.

Bên cạnh đó, vị trí này có trách nhiệm:

• Đảm bảo toàn bộ quy trình vận hành như đặt phòng, check-in, check-out, dọn phòng,… được thực hiện đúng SOP của khách sạn.
• Giám sát và hỗ trợ sự phối hợp chặt chẽ giữa hai bộ phận Front Office và Housekeeping nhằm duy trì hoạt động trơn tru, hạn chế xung đột nội bộ.
• Đảm bảo chất lượng dịch vụ lưu trú luôn ổn định, mang đến trải nghiệm tốt nhất cho khách hàng.

RDM đảm bảo sự phối hợp chặt chẽ giữa các phòng ban trong khách sạn

Đảm bảo công tác quan hệ khách hàng hiệu quả

Trong vai trò quản lý khối lưu trú, Room Division Manager chịu trách nhiệm xử lý các khiếu nại nghiêm trọng liên quan đến dịch vụ phòng và trải nghiệm lưu trú, qua đó bảo vệ uy tín và hình ảnh của khách sạn.

Đồng thời, vị trí này cũng đảm bảo:

• Nhân sự được bố trí đầy đủ về số lượng và chất lượng trong từng ca làm việc.
• Đội ngũ nhân viên luôn sẵn sàng ứng phó với các tình huống phát sinh, đặc biệt trong giai đoạn cao điểm hoặc khi tiếp đón khách quan trọng.

Tuyển dụng, đào tạo và bồi dưỡng nhân viên

Room Division Manager đóng vai trò then chốt trong công tác nhân sự của bộ phận lưu trú, bao gồm:

• Lập kế hoạch tuyển dụng cho Front Office và Housekeeping, trực tiếp tham gia phỏng vấn các vị trí chủ chốt như FOM và HKM.
• Đề xuất bổ nhiệm, thăng chức cho nhân sự dưới quyền, trình Ban Giám đốc phê duyệt.
• Xây dựng và triển khai các chương trình đào tạo nghiệp vụ, nâng cao kỹ năng chuyên môn cho đội ngũ nhân viên.
• Thúc đẩy hoạt động đào tạo chéo nhằm tăng tính linh hoạt, hiệu quả làm việc không chỉ trong Room Division mà còn giữa các bộ phận khác trong khách sạn.

Đào tạo và phát triển nhân sự là trách nhiệm quan trọng của Room Division Manager

Chịu trách nhiệm tình hình kinh doanh dịch vụ

Bên cạnh công tác vận hành, Room Division Manager còn chịu trách nhiệm trực tiếp về kết quả kinh doanh của khối lưu trú:

• Phối hợp cùng Ban Giám đốc và các trưởng bộ phận xây dựng kế hoạch phát triển tổng thể cho khách sạn.
• Theo dõi, thống kê và lập báo cáo định kỳ hoặc đột xuất về doanh thu, công suất phòng theo ngày, tuần, tháng.
• Quản lý ngân sách bộ phận, lập kế hoạch chi tiêu hợp lý nhằm tối ưu chi phí nhưng vẫn đảm bảo hiệu quả doanh thu.
• Đề xuất các sáng kiến cải tiến dịch vụ, nâng cao trải nghiệm khách hàng và tối ưu hóa chi phí vận hành.
• Lên kế hoạch và tổ chức hoạt động tiếp đón, phục vụ khách VIP, VVIP một cách chuyên nghiệp và chỉn chu.

Các công việc khác

Ngoài những công việc chính nêu trên, Room Division Manager còn đảm nhận các đầu việc:

• Tham gia đầy đủ các cuộc họp toàn khách sạn và họp nội bộ để kịp thời triển khai chỉ đạo từ Ban Giám đốc.
• Thực hiện các báo cáo chi tiết về doanh thu, tình hình hoạt động và chất lượng dịch vụ của bộ phận Room Division.
• Có mặt kịp thời để xử lý phản hồi, khiếu nại của khách hàng liên quan đến dịch vụ lưu trú.
• Thực hiện các nhiệm vụ khác theo phân công của cấp quản lý cao hơn.

Room Division Manager trực tiếp xử lý các vấn đề phát sinh trong quá trình lưu trú của khách hàng

Mức lương của Room Division Manager là bao nhiêu?

Mức lương trong ngành Khách sạn luôn nằm trong nhóm hấp dẫn, đặc biệt là ở các vị trí quản lý cấp cao. Dưới đây là bảng thống kê mức lương tham khảo cho vị trí Room Division Manager tại Việt Nam:

Lưu ý: Bảng lương trên chỉ mang tính tham khảo. Thu nhập có thể thay đổi tùy vào nhiều yếu tố như địa điểm làm việc, kinh nghiệm và bằng cấp, kỹ năng ngoại ngữ và thương hiệu tập đoàn.

Cơ hội phát triển sự nghiệp và khóa học phù hợp

Lộ trình thăng tiến trong khối Room Division rất rộng mở. Một nhân viên lễ tân hoặc buồng phòng hoàn toàn có thể vươn lên vị trí Giám đốc khách sạn (GM) nếu có lộ trình đúng đắn.

Lộ trình nghề nghiệp trong khối lưu trú thường được phát triển theo các cấp bậc sau:

• Cấp nhân viên: Lễ tân, Nhân viên Buồng phòng, Nhân viên Đặt phòng.
• Cấp giám sát: Trưởng nhóm, Giám sát tầng, Giám sát sảnh.
• Cấp quản lý bộ phận: Front Office Manager (FOM) hoặc Executive Housekeeper (EHK).
• Cấp quản lý khối: Room Division Manager (RDM).
• Cấp điều hành: EAM (Executive Assistant Manager) hoặc General Manager (GM).

Lộ trình này không chỉ phản ánh sự thăng tiến về chức danh, mà còn là quá trình tích lũy kỹ năng quản lý, tư duy vận hành và năng lực lãnh đạo trong môi trường dịch vụ chuyên nghiệp.

Lộ trình nghề nghiệp rõ ràng từ nhân viên đến vị trí quản lý cấp cao trong khối lưu trú

Để đẩy nhanh quá trình phát triển sự nghiệp trong Room Division, việc đầu tư vào kiến thức bài bản và chứng chỉ chuyên ngành là yếu tố then chốt. Một số lựa chọn phổ biến gồm:

• Chứng chỉ nghề quốc tế: CHAE (Certified Hospitality Accountant Executive), CMP (Certified Meeting Professional).
• Chứng chỉ từ AHLEI: Viện Đào tạo Khách sạn & Lưu trú Hoa Kỳ cung cấp nhiều chứng chỉ uy tín cho vị trí quản lý lưu trú.
• Hệ Cao đẳng/Đại học chính quy: Theo học tại các cơ sở đào tạo uy tín như Trường Cao đẳng Du lịch Sài Gòn, nơi chương trình được xây dựng theo định hướng 70% thực hành sát thực tế doanh nghiệp, giúp người học nhanh chóng thích nghi với môi trường làm việc và sẵn sàng thăng tiến sau khi ra trường.

Kỹ năng cần thiết để trở thành Room Division Manager

Để đảm nhận vị trí Room Division Manager, bạn cần hội tụ cả kỹ năng cứng về chuyên môn lẫn kỹ năng mềm về quản trị:

• Kỹ năng lãnh đạo và quản trị con người: Khả năng truyền cảm hứng, giải quyết xung đột nội bộ và điều phối một lượng lớn nhân sự thuộc nhiều lĩnh vực khác nhau (từ nhân viên lao động phổ thông đến chuyên viên văn phòng).
• Ngoại ngữ thành thạo: Tiếng Anh là bắt buộc, biết thêm ngoại ngữ thứ hai (Tiếng Trung, Tiếng Hàn, Tiếng Nhật…) là một lợi thế lớn để giao tiếp với khách quốc tế và quản lý đội ngũ đa quốc gia.
• Am hiểu công nghệ: Thành thạo các phần mềm quản lý khách sạn hàng đầu như Opera, Smile, Protel. Hiểu rõ cách vận hành của các kênh OTA (Traveloka, Agoda, Booking.com).
• Kỹ năng phân tích số liệu: Đọc hiểu báo cáo tài chính, phân tích xu hướng thị trường để đưa ra các quyết định về giá và chiến lược kinh doanh.
• Xử lý tình huống: Trong khách sạn, tình huống bất ngờ có thể xảy ra bất cứ lúc nào (khách phàn nàn, sự cố kỹ thuật, thiếu phòng…). RDM cần giữ cái đầu lạnh để đưa ra giải pháp hài hòa nhất.
• Sự tỉ mỉ và tiêu chuẩn cao: Luôn đặt mục tiêu hoàn hảo cho mỗi chi tiết nhỏ nhất trong phòng khách, vì đó là thước đo đẳng cấp của khách sạn.

RDM yêu cầu kỹ năng lãnh đạo, giao tiếp, giải quyết vấn đề cùng khả năng quản lý nhân sự

Một số thắc mắc thường gặp

1. Làm việc trong bộ phận Room Division có vất vả không?

Bất kỳ bộ phận nào trong khách sạn cũng có áp lực riêng. Room Division đòi hỏi sự chỉn chu về ngoại hình, thái độ phục vụ chuyên nghiệp và đôi khi phải làm việc theo ca. Tuy nhiên, đây là môi trường tuyệt vời để rèn luyện kỹ năng giao tiếp và xử lý tình huống.

2. Sự khác biệt lớn nhất giữa Room Division và Front Office là gì?

Front Office (Lễ tân) chỉ là một bộ phận nhỏ nằm trong Room Division. Room Division bao hàm cả Front Office, Housekeeping và các mảng liên quan đến quản lý phòng ngủ nói chung.

3. Sinh viên mới ra trường có thể làm Room Division Manager ngay không?

Thông thường là không. Vị trí RDM đòi hỏi ít nhất 5-10 năm kinh nghiệm ở nhiều vị trí khác nhau trong khối lưu trú để có cái nhìn bao quát. Tuy nhiên, nếu bạn có nền tảng đào tạo tốt và năng lực vượt trội, lộ trình này có thể được rút ngắn.

4. Room Division Manager có cần biết về Marketing không?

Chắc chắn có. RDM cần phối hợp với bộ phận Marketing để bán phòng hiệu quả, đặc biệt là trong việc quản lý hình ảnh khách sạn trên các trang đánh giá như TripAdvisor hay Google Maps.

Hiểu rõ Room Division là gì không chỉ giúp bạn có cái nhìn tổng quan về bộ máy vận hành của một khách sạn, mà còn mở ra những cơ hội nghề nghiệp vô cùng hấp dẫn. Nếu bạn đang tìm kiếm một điểm khởi đầu chuyên nghiệp và chất lượng cao trong lĩnh vực Quản trị Khách sạn, hãy lựa chọn chương trình đào tạo tại Trường Cao đẳng Du lịch Sài Gòn.

Với 35 năm kinh nghiệm, chương trình học tập trung 70% vào thực hành và đội ngũ giảng viên là những chuyên gia đầu ngành, chúng tôi cam kết trang bị cho bạn những kỹ năng thực chiến nhất để tự tin chinh phục mọi nấc thang sự nghiệp trong ngành Khách sạn.