Soft Opening là gì? Quy trình tổ chức Soft Opening nhà hàng

Khi mở một nhà hàng hoặc quán ăn mới, chủ cơ sở thường tổ chức “Soft Opening” và “Grand Opening” để giới thiệu doanh nghiệp đến với công chúng và thu hút các khách hàng tiềm năng. Vậy Soft Opening là gì và Grand Opening là gì? Đây đều là những sự kiện quan trọng trong việc ra mắt kinh doanh. Nhưng cụ thể, Soft Opening là gì và làm thế nào để tổ chức một buổi khai trương thành công? Cao đẳng Du lịch Sài Gòn sẽ giải đáp tất cả trong bài viết này.

Grand Opening và Soft Opening là gì?

Sự khác nhau giữa Soft Opening và Grand Opening

Khi ra mắt một nhà hàng, quán ăn hoặc cơ sở kinh doanh mới, hai sự kiện không thể thiếu để thu hút sự chú ý và đảm bảo sự thành công là Soft Opening và Grand Opening. Mặc dù cả hai đều nhằm giới thiệu nhà hàng đến với công chúng, nhưng mỗi sự kiện phục vụ với mục đích và được tổ chức theo cách khác nhau. Vậy, sự khác biệt giữa Soft Opening là gì và Grand Opening là gì?

Soft Opening là gì?

Soft Opening là giai đoạn mở cửa thử nghiệm của nhà hàng hoặc quán ăn trước khi chính thức khai trương. Đây là thời điểm cơ sở kinh doanh dịch vụ ăn uống mở cửa đón tiếp một lượng khách mời hạn chế để đánh giá hệ thống quản lý, quy trình hoạt động, chất lượng món ăn và kỹ năng phục vụ của nhân viên. Đây là cơ hội giúp chủ nhà hàng thu thập phản hồi từ khách hàng, điều chỉnh và tối ưu các yếu tố cần thiết để đảm bảo sự thành công cho ngày khai trương chính thức.

Soft Opening là ngày “chạy thử” của nhà hàng hoặc quán ăn trước khi chính thức đi vào hoạt động

Grand Opening là gì?

Grand Opening là sự kiện khai trương chính thức của nhà hàng hoặc quán ăn, đánh dấu việc cơ sở kinh doanh dịch vụ ăn uống này chính thức bắt đầu hoạt động kinh doanh. Đây là dịp quan trọng để chủ kinh doanh giới thiệu rộng rãi nhà hàng đến khách hàng và cộng đồng, cũng như tri ân các cổ đông và đối tác. 

Sự kiện Grand Opening thường thu hút đông đảo khách mời, nhà đầu tư và khách hàng tiềm năng, góp phần quan trọng cho sự phát triển tương lai của nhà hàng. Trong ngày khai trương chính thức này, sẽ có các chương trình văn nghệ, ăn uống và nhiều ưu đãi hấp dẫn để tạo ấn tượng tốt đẹp với khách hàng và thu hút sự chú ý của công chúng.

Grand Opening là sự kiện khai trương của một cơ sở kinh doanh, đánh dấu việc bắt đầu hoạt động chính thức

Vì sao cần tổ chức Soft Opening trong kinh doanh nhà hàng?

Trong ngày khai trương chính thức, không thể tránh khỏi những vấn đề không mong muốn như nhân viên thiếu kinh nghiệm, lượng khách quá đông, hoặc nhận phải những phản hồi không tích cực từ khách hàng. Những lý do này khiến cho việc triển khai Soft Opening ngày càng trở nên phổ biến và cần thiết.

Vậy, lý do nên tổ chức Soft Opening là gì? Dưới đây là các lý do quan trọng để tổ chức Soft Opening:

• Huấn luyện và điều chỉnh nhân sự: Giúp nhân viên làm quen với công việc và nâng cao kỹ năng phục vụ.
• Kiểm tra vận hành thực tế: Soft Opening giúp đánh giá toàn bộ quy trình vận hành từ tiếp đón khách, phục vụ, thanh toán đến quản lý đơn hàng, đặt phòng, vệ sinh…
• Thu thập phản hồi từ khách hàng: Thu thập ý kiến từ khách hàng để điều chỉnh kịp thời.
• Lên kịch bản dự phòng và phương án xử lý sự cố: Dự phòng và xử lý các tình huống không mong muốn có thể phát sinh.
• Kiểm tra hệ thống kỹ thuật & thiết bị: Tất cả hệ thống như đặt chỗ, thanh toán, bếp, điện, nước, WiFi… sẽ được thử nghiệm để tránh sự cố ảnh hưởng đến trải nghiệm khách hàng. 

Soft Opening giúp các chủ doanh nghiệp kiểm tra toàn diện quy trình hoạt động, trang thiết bị, nguyên vật liệu, kỹ năng nhân viên, chất lượng sản phẩm và dịch vụ trải nghiệm. Đây là dịp để thu thập phản hồi khách hàng, từ đó điều chỉnh sai sót và chuẩn bị tốt cho ngày khai trương chính thức. Đồng thời, nó giúp dự đoán và xử lý các tình huống bất ngờ từ khách hàng khó tính.

Soft Opening là cơ hội quý báu để giới thiệu và quảng bá doanh nghiệp đến với các khách hàng tiềm năng

Quy trình tổ chức Grand Opening, Soft Opening

Soft Opening và Grand Opening là hai giai đoạn quan trọng trong việc ra mắt một nhà hàng hoặc quán ăn. Cả hai sự kiện này không chỉ mang lại cơ hội để kiểm tra các hoạt động vận hành mà còn giới thiệu thương hiệu đến với công chúng. Vậy quy trình tổ chức Grand Opening, Soft Opening là gì? Dưới đây là các bước tổ chức chi tiết cho mỗi loại sự kiện:

Các bước tổ chức Soft Opening

Soft Opening nên được chuẩn bị ít nhất 1-2 tuần trước ngày khai trương chính thức. Thời gian này giúp chủ đầu tư hoàn thiện các khâu hoạt động của nhà hàng, từ thực đơn, dịch vụ, đến bố trí không gian. Vậy các bước cụ thể để tổ chức một buổi Soft Opening là gì? Chúng bao gồm:

1. Xác định mục tiêu, khách mời

Mục tiêu chính khi tổ chức Soft Opening là để kiểm tra và nhận phản hồi về dịch vụ hoặc sản phẩm mới trước khi ra mắt chính thức. Nếu sự kiện diễn ra suôn sẻ và thành công, sẽ tạo ra sự nhận diện và ấn tượng tốt về thương hiệu trong lòng khách hàng. 

Vậy, mục tiêu chính của Soft Opening là gì? Chúng bao gồm:

• Xác định các bước cần kiểm tra: từ quy trình phục vụ, vận hành bếp đến hệ thống kỹ thuật.
• Tập trung vào đào tạo nhân sự và đánh giá khả năng hợp tác làm việc nhóm.
• Thu thập ý kiến từ khách mời để tinh chỉnh sản phẩm và dịch vụ.

Sau khi xác định rõ mục tiêu của sự kiện Soft Opening là gì, tiếp theo doanh nghiệp cần mời đúng nhóm khách mời thử nghiệm. Cách chọn khách mời phù hợp cho sự kiện Soft Opening là gì? Chúng bao gồm:

• Mời số lượng khách giới hạn, ưu tiên bạn bè, gia đình, đối tác, hoặc những người có sức ảnh hưởng trong ngành F&B.
• Sắp xếp khách mời thành nhiều nhóm nhỏ để dễ dàng theo dõi, đánh giá hiệu suất phục vụ.

Sau khi xác định được danh sách khách mời, bạn cần chuẩn bị thiệp mời để gửi đến họ. Hãy trao tận tay họ nếu có thể. Điều này không chỉ thể hiện sự tôn trọng mà còn biểu lộ sự kỳ vọng vào sự tham dự của họ.

2. Chuẩn bị menu và thực đơn 

Chuẩn bị một thực đơn phong phú và hấp dẫn là chìa khóa để mang lại trải nghiệm ẩm thực tuyệt vời cho khách mời, đặc biệt đối với các doanh nghiệp trong ngành dịch vụ ăn uống. Vậy, cách để lên kế hoạch menu hoàn chỉnh cho sự kiện Soft Opening là gì? Chúng bao gồm:

• Tạo một thực đơn tối giản, tập trung vào các món chính đặc trưng, làm nổi bật phong cách ẩm thực của cơ sở. Thực đơn không cần quá dài, nhưng vẫn cần đủ để thể hiện điểm mạnh và sự độc đáo.
• Thực hiện kiểm tra quá trình chế biến và đánh giá chất lượng món ăn. Doanh nghiệp có thể mời khách hàng thử nghiệm để thu thập ý kiến, từ đó tinh chỉnh hương vị, cách trình bày và định lượng món sao cho hoàn hảo nhất.
• Lắng nghe ý kiến từ khách mời trong quá trình thử nghiệm, sử dụng phản hồi đó để hoàn thiện thực đơn, đảm bảo phù hợp với sở thích và khẩu vị của đa số thực khách.
• Yêu cầu đầu bếp chăm chút kỹ lưỡng phần trình bày. Một món ăn được trang trí tinh tế không chỉ làm tăng trải nghiệm vị giác mà còn tạo ấn tượng mạnh mẽ ngay từ ánh nhìn đầu tiên.
• Lập kế hoạch chặt chẽ về số lượng thực phẩm, đảm bảo đủ nguyên liệu để phục vụ xuyên suốt sự kiện. 
• Lên phương án dự phòng cho các trường hợp đặc biệt như thực khách ăn chay, không gluten hoặc có dị ứng thực phẩm.

Nghiên cứu khẩu vị của nhóm khách hàng tham gia để lên thực đơn phù hợp

3. Lên kế hoạch về không gian 

Thiết kế và bố trí không gian sự kiện phải phù hợp với chủ đề và mục tiêu đã đặt ra cho Soft Opening. Vậy cách thiết kế không gian cho sự kiện Soft Opening là gì? Chúng bao gồm:

• Xác định phong cách chủ đạo phù hợp với thương hiệu, chẳng hạn như hiện đại, cổ điển, gần gũi hay sang trọng. Phong cách này sẽ là nền tảng để xây dựng toàn bộ không gian.
• Bố trí khu vực theo chức năng như đón khách, ngồi dùng bữa, quầy thanh toán hay khu vực thử món (nếu có). Đảm bảo không gian thông thoáng và tối ưu hóa lối di chuyển.
• Tạo điểm nhấn nổi bật, như khu vực check-in, bảng hiệu thương hiệu, hoặc thiết kế bàn tiệc đẹp mắt. Những chi tiết này giúp khách mời dễ dàng ghi nhớ thương hiệu.
• Sử dụng hệ thống ánh sáng phù hợp, vừa đảm bảo đủ sáng vừa tạo sự ấm cúng, thoải mái. Âm thanh được chọn lọc kỹ càng, nhẹ nhàng hoặc sôi động tùy theo mục tiêu sự kiện.
• Kết hợp màu sắc hài hòa, chọn bảng màu phù hợp với hình ảnh thương hiệu, đồng thời mang lại cảm giác dễ chịu. Các tông màu đồng điệu sẽ tạo nên không gian chuyên nghiệp và thu hút.
• Tích hợp các góc trải nghiệm, chẳng hạn như quầy thử món, khu vực tương tác hoặc trò chuyện cùng nhân viên. Điều này giúp tạo mối liên kết với khách hàng và thu hút sự chú ý.

Chọn thiết kế chủ đề và bố trí không gian phù hợp với phong cách sự kiện

4. Chọn thời điểm tổ chức

Sự kiện Soft Opening (mở cửa thử nghiệm) cần được tổ chức trước Grand Opening (khai trương chính thức) một khoảng thời gian đủ để doanh nghiệp tiếp nhận phản hồi, thực hiện các điều chỉnh và cải thiện toàn diện. Vậy, thời điểm phù hợp để tổ chức sự kiện Soft Opening là gì? Doanh nghiệp có thể xem xét các yếu tố sau để chọn thời điểm lý tưởng nhất:

• Ưu tiên ngày cuối tuần để khách mời dễ tham dự.
• Chọn ngày tổ chức Soft Opening nên trước Grand Opening 1-2 tuần, phù hợp với lịch trình khách mời tiềm năng như đối tác, bạn bè, hoặc khách VIP.

Xác định đúng đối tượng khách mời, thời gian và địa điểm tổ chức giúp sự kiện Soft Opening suôn sẻ

5. Chương trình quà tặng

Soft Opening không nhằm mục đích kinh doanh mà chủ yếu để lắng nghe phản hồi từ khách hàng. Vì vậy, nhà hàng có thể tri ân những khách hàng đã chia sẻ ý kiến của họ bằng cách chuẩn bị quà tặng hoặc bữa ăn miễn phí. Đây là cách thể hiện lòng biết ơn và tạo mối quan hệ tốt đẹp với khách hàng.

Cách để tổ chức các chương trình quà tặng cho Soft Opening là gì? Một số gợi ý lý tưởng bao gồm:

• Chọn những món quà thể hiện sự trân trọng như phiếu giảm giá, voucher ăn uống, hoặc sản phẩm mang dấu ấn thương hiệu (ly, túi vải, áo thun).
• Phát quà ngẫu nhiên cho khách mời khi đến tham gia sự kiện. 
• Kết hợp với các mini-game, rút thăm trúng thưởng để tạo không khí sôi động và hấp dẫn. 
• Trao quà như phần thưởng đặc biệt cho những khách hàng đóng góp phản hồi ý nghĩa.
• Chuẩn bị các món quà có tính cá nhân hóa, như khắc tên khách mời hoặc ghi lời cảm ơn kèm theo món quà. 

Các khuyến mãi, quà tặng hấp dẫn thường thu hút chú ý của khách hàng và công chúng, làm tăng sự hài lòng của họ với sự kiện

6. Hoàn thiện mọi quy trình trong sự kiện Soft Opening

Lý do cần kiểm tra mọi quy trình trong Soft Opening là gì? Vì chỉ khi kiểm tra toàn diện các quy trình, doanh nghiệp có thể phát hiện và khắc phục kịp thời những lỗi hoặc sự cố, đảm bảo hệ thống vận hành hiệu quả trước ngày sự kiện chính thức diễn ra.

Cách để hoàn thiện mọi quy trình trong sự kiện Soft Opening là gì? Chúng bao gồm các bước cơ bản sau:

• Rà soát và tinh chỉnh từng khâu vận hành:
  • • Kiểm tra toàn bộ quy trình vận hành từ đón tiếp, phục vụ, chế biến món ăn đến thanh toán.
    • Đảm bảo mọi bộ phận phối hợp nhịp nhàng để tránh sai sót.

• Huấn luyện nhân sự và vận hành thử: 
  • • Đào tạo nhân viên kiến thức và thực hành quy trình phục vụ tiêu chuẩn (đón tiếp, phục vụ, chế biến món ăn, thanh toán) và chuẩn bị sẵn sàng cho các tình huống bất ngờ (như khách đông, yêu cầu đặc biệt).
    • Xây dựng sự phối hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận trong nhà hàng, quán ăn như bếp, thu ngân, phục vụ, để tránh sai sót.

• Kiểm tra hệ thống kỹ thuật và cơ sở vật chất:
  • Đảm bảo toàn bộ hệ thống như POS, đặt chỗ, thanh toán vận hành ổn định.
  • Kiểm tra định kỳ thiết bị: điều hòa, âm thanh, ánh sáng, điện nước…
  • Chuẩn bị các phương án dự phòng cho sự cố không mong muốn.

Sự chuẩn bị kỹ lưỡng này không chỉ giúp sự kiện diễn ra suôn sẻ mà còn tạo dựng ấn tượng tốt đẹp trong lòng khách mời, góp phần vào thành công của sự kiện.

7. Quảng bá sự kiện đến khách mời

Các chiến lược tiếp thị tới khách mời đến Soft Opening là gì? Quảng bá sự kiện là yếu tố quyết định để thu hút sự chú ý và đảm bảo sự tham dự đông đảo của khách mời. Hãy tận dụng các kênh truyền thông như mạng xã hội, email marketing và tờ rơi để truyền tải thông tin.

• Trên các nền tảng mạng xã hội như Facebook, Instagram, và LinkedIn, bạn có thể tạo sự kiện và đăng bài viết thường xuyên. Sử dụng hình ảnh và nội dung hấp dẫn để cập nhật thông tin và tạo sự tương tác với khách mời.
• Gửi email mời cũng là một cách cá nhân hóa và chuyên nghiệp để tiếp cận khách mời. Trong email, hãy cung cấp đầy đủ thông tin về sự kiện, thời gian, địa điểm, và các hoạt động chính, đồng thời khuyến khích khách mời phản hồi xác nhận tham dự.
• Tờ rơi và poster là phương tiện truyền thông truyền thống nhưng vẫn rất hiệu quả. Bạn có thể phát tờ rơi tại các địa điểm công cộng, đặt poster tại cửa hàng hoặc các điểm đông người qua lại để tạo sự chú ý.

Những hoạt động quảng bá này không chỉ giúp đảm bảo sự tham dự đông đảo của khách mời mà còn tạo sức hút và sự mong đợi cho buổi khai trương thử nghiệm, góp phần tạo dựng hình ảnh và uy tín cho thương hiệu.

8. Thu thập đánh giá sau sự kiện

Cách để thu thập và đánh giá phản hồi sau sự kiện Soft Opening là gì? Sau khi sự kiện Soft Opening kết thúc, doanh nghiệp nên tập trung vào việc thu thập ý kiến và đánh giá từ khách mời cũng như nhân sự để phân tích hiệu quả tổng thể của chương trình. Dưới đây là cách triển khai:

• Tận dụng đa dạng phương pháp như khảo sát trực tuyến, phỏng vấn trực tiếp, hoặc email xin ý kiến để thu thập phản hồi.
• Tổng hợp và so sánh góp ý để xác định những điểm mạnh, yếu, bao gồm thực đơn, chất lượng dịch vụ, và quy trình.
• Dựa trên đánh giá, doanh nghiệp có thể tinh chỉnh thực đơn, quy trình phục vụ, và cách giao tiếp để cải thiện toàn diện.

Kết quả đánh giá từ Soft Opening chính là nền tảng để doanh nghiệp chuẩn bị tốt hơn cho ngày khai trương chính thức (Grand Opening), đảm bảo mọi khâu đều được hoàn thiện một cách chỉnh chu và hiệu quả.

Chất lượng dịch vụ trong buổi Soft Opening phản ánh rõ nét sự thành công của Grand Opening sắp tới

Các bước tổ chức Grand Opening 

Tổ chức Grand Opening là cơ hội quý báu để quảng bá thương hiệu và thu hút các khách hàng tiềm năng. Để đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ và gây ấn tượng tốt, chú quán cần lập kế hoạch chi tiết và thực hiện các bước sau một cách cẩn thận.

Lên kế hoạch Grand Opening nhà hàng

Sau khi hoàn tất giai đoạn Soft Opening, doanh nghiệp cần tận dụng những kinh nghiệm và bài học rút ra để chuẩn bị tốt nhất cho Grand Opening – thời điểm chính thức ra mắt trước công chúng. Đây là cơ hội để củng cố thương hiệu và tạo ấn tượng sâu sắc với khách hàng. Vì vậy, hãy tập trung hoàn thiện mọi khâu tổ chức và đảm bảo không bỏ sót chi tiết nào.

Đầu tiên, hãy lập kế hoạch chi tiết cho sự kiện giúp đảm bảo mọi công đoạn được liệt kê rõ ràng và hệ thống, tránh bỏ sót chi tiết và phân công nhiệm vụ hiệu quả. Kế hoạch này nên bao gồm timeline, danh sách khách mời, trang trí, phân công nhân sự và chiến lược quảng cáo.

Người quản lý nên lập kế hoạch chi tiết cho sự kiện khai trương sẽ đảm bảo mọi công đoạn được liệt kê rõ ràng và hệ thống, tránh bỏ sót chi tiết và phân công nhiệm vụ hiệu quả. Kế hoạch này nên bao gồm timeline, danh sách khách mời, trang trí, phân công nhân sự và chiến lược quảng cáo. Hiện có hai phương án quảng bá hiệu quả:

• Quảng bá truyền thống: Sử dụng tờ rơi, phiếu giảm giá, và băng rôn tại các khu vực đông đúc để thu hút sự chú ý.
• Quảng bá trực tuyến: Sử dụng website, diễn đàn ẩm thực, trang fanpage của nhà hàng và các nền tảng mạng xã hội để tiếp cận nhiều khách hàng tiềm năng hơn.

Nên chuẩn bị trước khoảng 2-3 tháng để mọi thứ diễn ra suôn sẻ. Khách hàng thường mong đợi khuyến mãi và quà tặng dịp khai trương. Do đó cần lập kế hoạch chi phí và giá trị quà tặng hợp lý, nhưng vẫn đảm bảo phù hợp với ngân sách của nhà hàng. 

Trước ngày khai trương, toàn bộ nhân viên cần được huấn luyện kỹ lưỡng về quy trình đón tiếp khách và phong cách phục vụ. Một đội ngũ phục vụ chuyên nghiệp sẽ mang lại ấn tượng tốt và sự hài lòng cho khách hàng. Có thể thử nghiệm bằng một buổi Soft Opening để kiểm tra toàn diện trước sự kiện khai trương chính thức.

Để Grand Opening diễn ra hoành tráng với nhiều hoạt động đặc sắc và để lại ấn tượng tốt với khách hàng, chủ quán nên chuẩn bị kế hoạch kỹ lưỡng

Xin giấy phép tổ chức Grand Opening 

Việc xin giấy phép tổ chức phụ thuộc vào quy mô và đặc điểm của sự kiện. Nếu buổi khai trương là sự kiện nội bộ, có quy mô nhỏ, không gây ảnh hưởng đến giao thông, an ninh, trật tự công cộng và không có các tiết mục biểu diễn nghệ thuật đặc biệt, thì thông thường không yêu cầu phải xin giấy phép.

Một số trường hợp tổ chức Grand Opening cần xin phép từ cơ quan chức năng địa phương bao gồm:

• Tổ chức tại địa điểm công cộng.
• Có số lượng lớn khách tham gia.
• Có tiết mục biểu diễn nghệ thuật, chương trình khuyến mãi, phát quà, hoặc hoạt động đặc biệt tác động tới cộng đồng.
• Sử dụng thiết bị như loa âm thanh công suất cao, ánh sáng cường độ mạnh, hoặc pháo hoa.

Để đảm bảo sự kiện khai trương diễn ra thuận lợi và tuân thủ pháp luật, việc xin giấy phép tổ chức là bước không thể thiếu. Người quản lý cần chú ý các điểm sau khi chuẩn bị hồ sơ:

• • Thời hạn hoàn tất hồ sơ và xin cấp phép đến cơ quan có thẩm quyền: Sau khi chọn ngày và lên kế hoạch, hãy tiến hành xin cấp phép. Đừng để đến sát ngày mới nộp hồ sơ, hãy nộp hồ sơ xét duyệt ít nhất 30 ngày trước sự kiện.

• Các giấy tờ cần thiết để xin cấp phép:
  • Đơn xin cấp phép tổ chức sự kiện: Đơn này đứng tên công ty xin phép.
  • Bản sao giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh: Nếu bạn là đơn vị tổ chức, cần kèm theo hợp đồng tổ chức sự kiện ký với khách hàng.
  • Giấy ủy quyền: Giấy ủy quyền của khách hàng cho công ty tổ chức xin phép.
  • Hợp đồng địa điểm và nội dung chương trình: Hợp đồng ký với chủ địa điểm và bản nội dung chương trình.
  • Giấy xác nhận tác quyền: Nếu có các tiết mục ca nhạc, văn nghệ, cần có giấy xác nhận đã đóng tiền tác quyền.
  • Bản ghi lời bài hát: Nếu có chương trình biểu diễn nghệ sĩ nước ngoài, cần nộp kèm passport của nghệ sĩ đó.
  • Giấy phép từ Sở Công Thương: Nếu có chương trình rút thăm hoặc khuyến mãi.
  • Thông tin về việc bán vé: Ghi rõ sự kiện có bán vé hay không. Nếu có, nộp kèm mẫu vé bán.

Xin cấp phép tại các địa phương

Nếu tổ chức Grand Opening cho chuỗi nhà hàng ở nhiều tỉnh, cần xin giấy phép tại một tỉnh và nộp giấy phép đó cho các địa phương khác để nhận được công văn đồng ý. Tuy nhiên, cần sự chú ý đến thời gian và hạn nộp hồ sơ, cũng như xin cấp giấy phép phụ tại các tỉnh thành khác. Đối với các sự kiện lớn, cần trình đề án tổ chức kèm theo công văn của Ủy ban Nhân dân tỉnh. Đề án này nên bao gồm:

• Cơ quan chỉ đạo
• Ban tổ chức
• Đơn vị thực hiện
• Nội dung chương trình
• Kế hoạch truyền thông
• Tiến độ thực hiện
• Danh sách khách mời (nếu có sự xuất hiện của các nhân vật quan trọng)

Chuẩn bị hồ sơ theo quy định pháp luật sẽ đảm bảo sự kiện được diễn ra suôn sẻ

Chuẩn bị sự kiện theo kế hoạch

Sau khi đã hoàn tất các thủ tục xin phép từ các cơ quan chức năng, đã đến lúc triển khai công việc trong kế hoạch. Bắt đầu với việc trang trí không gian sự kiện sao cho phù hợp với thương hiệu và tạo bầu không khí ấn tượng. Tiếp theo, tổng duyệt các hoạt động giải trí, đảm bảo chúng khớp với thời gian đã lên kế hoạch cho từng phần trong chương trình. Kiểm tra và xác nhận thực đơn, cũng như danh sách và tình trạng gửi thư mời. Đừng bỏ qua việc mời những diễn giả và MC có uy tín, vì họ sẽ góp phần tạo nên sự chuyên nghiệp và ấn tượng sâu sắc cho sự kiện.

Đón khách và thực hiện chương trình

Trong ngày diễn ra sự kiện, việc tiếp đón khách mời chu đáo và chuyên nghiệp là vô cùng quan trọng. Đội ngũ lễ tân và nhân viên phục vụ cần được bố trí sẵn sàng, luôn trong tư thế hỗ trợ và hướng dẫn khách mời từ lúc họ đến cho đến khi sự kiện kết thúc. Mọi hoạt động trong chương trình cần được triển khai mượt mà, tuân thủ đúng kịch bản đã đề ra, nhằm đảm bảo mọi thứ diễn ra suôn sẻ và tạo được ấn tượng sâu sắc trong lòng mỗi khách mời.

Đánh giá Grand Opening sẽ giúp chủ quán rút kinh nghiệm cho những sự kiện tiếp theo

Hy vọng bài viết trên bạn đã có cái nhìn tổng quan về Soft Opening là gì và quy trình tổ chức sự kiện Soft Opening cho nhà hàng chi tiết và bài bản. Soft Opening là cơ hội để nhà hàng kiểm tra và hoàn thiện hệ thống toàn bộ hệ thống và quy trình vận hành. Bằng cách mời một nhóm khách hàng thân thiết, nhà hàng có thể thu thập phản hồi chân thực để cải thiện dịch vụ. Khi Soft Opening thành công, đây sẽ là bước đệm vững chắc giúp nhà hàng tạo ấn tượng tốt và xây dựng nền tảng vững chắc cho sự phát triển lâu dài.

Nếu bạn muốn biết cách tổ chức thành công các sự kiện Grand Opening và Soft Opening là gì, bạn có thể tham khảo chuyên ngành Quản trị Khách sạn của Cao đẳng Du lịch Sài Gòn, sinh viên sẽ được trang bị các kỹ năng quản lý và điều hành cơ sở kinh doanh Du lịch – Khách sạn – Nhà hàng. Những kiến thức này này bao gồm lập kế hoạch, tổ chức sự kiện, quản lý nhân sự và tài chính, tạo thực đơn hấp dẫn và xây dựng phong cách phục vụ chuyên nghiệp, giúp sinh viên tự tin bước vào thị trường lao động sau khi tốt nghiệp.