12 Bước Lập Bảng Kế Hoạch Tổ Chức Sự Kiện Cực Chi Tiết

Lập kế hoạch tổ chức sự kiện là một quá trình đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng và có hệ thống. Một bảng kế hoạch tổ chức event không chỉ đảm bảo mọi khâu diễn ra suôn sẻ mà còn nâng cao hiệu quả truyền thông và tối ưu chi phí cho doanh nghiệp. Vậy khi tổ chức sự kiện cần chuẩn bị những gì? Hãy cùng Cao đẳng Du Lịch Sài Gòn tìm hiểu các bước tổ chức sự kiện chi tiết trong bài viết dưới đây.

Kế hoạch tổ chức sự kiện là gì?

Kế hoạch tổ chức sự kiện là tài liệu phác thảo tất cả các yếu tố cần có trong một sự kiện

Kế hoạch tổ chức sự kiện hay còn gọi là event planning, là một bản thiết kế chi tiết bao quát toàn bộ quy trình tổ chức một sự kiện từ giai đoạn chuẩn bị đến khi kết thúc. Kế hoạch này bao gồm việc lên lịch công việc, xác định người chịu trách nhiệm và tuân thủ một trình tự thời gian cụ thể để đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ, hiệu quả. Phạm vi và mức độ phức tạp của bảng kế hoạch tổ chức event sẽ thay đổi tùy theo quy mô của sự kiện đó.

Tại sao cần phải lập kế hoạch tổ chức event?

Lập kế hoạch tổ chức sự kiện là một bước quan trọng không thể bỏ qua trong quá trình chuẩn bị cho bất kỳ event nào. Một bảng kế hoạch tổ chức event chi tiết sẽ đem lại nhiều lợi ích quan trọng cho doanh nghiệp, bao gồm:

Sử dụng và tận dụng hiệu quả các nguồn lực sẵn có

Một bản kế hoạch rõ ràng giúp tận dụng tối đa nguồn lực có sẵn

Kế hoạch tổ chức event giúp ban tổ chức hình dung chi tiết các hạng mục công việc từ đó phân bổ hợp lý nguồn nhân lực, trang thiết bị và tài chính hiệu quả. Điều này đảm bảo mọi nguồn lực được sử dụng hiệu quả, tránh lãng phí và tăng khả năng thành công của sự kiện.

Chủ động điều phối và cập nhật tiến độ

Một event planning bài bản chi tiết sẽ giúp phân định rõ trách nhiệm, tiến trình và thời gian cho từng công việc. Điều này giúp ban tổ chức chủ động điều phối và theo dõi tiến trình của từng hạng mục, đảm bảo mọi công đoạn được diễn ra suôn sẻ, không bị gián đoạn.

Kiểm soát và hạn chế sự cố có thể xảy ra

Lập kế hoạch chi tiết giúp hạn chế sự cố có thể xảy ra trong sự kiện

Kế hoạch tổ chức sự kiện giúp ban tổ chức dự đoán và chuẩn bị các phương án xử lý sự cố từ đó hạn chế tối đa các rủi ro cũng như đảm bảo cho event diễn ra thành công. Đồng thời, việc xác định rõ trách nhiệm của từng bộ phận và cá nhân trong bản kế hoạch cũng là cơ sở để chuẩn bị, thực hiện, kiểm soát, đánh giá kết quả của sự kiện.

Chi tiết hoá quy trình tổ chức sự kiện

Việc lập bảng kế hoạch tổ chức sự kiện rõ ràng giúp doanh nghiệp nắm rõ chi tiết toàn bộ quy trình từ đầu đến cuối. Bằng cách xác định các bước cần thiết, thời gian thực hiện, các phương pháp kiểm soát, ban tổ chức có thể đảm bảo mọi hoạt động diễn ra đúng tiến độ và không bị thiếu sót.

Tạo trải nghiệm tốt nhất cho khách hàng

Một sự kiện thành công sẽ tạo ấn tượng tốt cho khách hàng

Mục tiêu quan trọng của một sự kiện là gây ấn tượng tích cực sâu sắc và làm hài lòng cho những người tham gia. Do đó, một kế hoạch tổ chức sự kiện cần thể hiện tính chuyên nghiệp, chi tiết từ việc lựa chọn địa điểm, thiết kế không gian đến lịch trình chương trình và dịch vụ hỗ trợ sẽ tạo ra trải nghiệm đáng nhớ, liền mạch cho khách hàng.

Nội dung của bảng kế hoạch tổ chức sự kiện sẽ bao gồm những gì?

Nội dung của bảng kế hoạch tổ chức event chi tiết

Để đảm bảo sự kiện được tổ chức thành công và chuyên nghiệp, một bản kế hoạch chi tiết là không thể thiếu. Dưới đây là những nội dung chính mà một bảng kế hoạch tổ chức sự kiện cần có:

• Giới thiệu:

• • Mục đích và ý nghĩa của sự kiện.
  • Đối tượng tham dự.
  • Thời gian, địa điểm tổ chức.

• Phân tích tình hình:

• • Phân tích thị trường mục tiêu.
  • Đánh giá đối thủ cạnh tranh.
  • Đánh giá nguồn lực: nhân lực, tài chính, vật lực.
• Mục tiêu: Xác định mục tiêu SMART (cụ thể, đo lường được, khả năng thực hiện được, tính thực tế, đặt khung thời gian) cho sự kiện.

• Chiến lược:

• • Lựa chọn chiến lược phù hợp để đạt được mục tiêu.
  • Xác định các hoạt động chính và lập kế hoạch chi tiết cho từng hoạt động.

• Ngân sách:

• • Dự trù chi phí cho từng hạng mục của sự kiện.
  • Lập kế hoạch tổ chức sự kiện chi tiêu chi tiết.
• Nhân sự: Xác định nhân sự cần thiết và phân công nhiệm vụ cụ thể cho từng cá nhân.

• Marketing và truyền thông:

• • Lập kế hoạch marketing và truyền thông để quảng bá sự kiện sắp diễn ra.
  • Xác định các kênh truyền thông phù hợp và lập lịch trình chi tiết.

• Hậu cần:

• • Lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ hậu cần cho sự kiện.
  • Đảm bảo an toàn và vệ sinh.
  • Lập kế hoạch dự phòng cho các tình huống khẩn cấp có thể xảy ra.

• Đánh giá:

• • Xác định các chỉ số đánh giá hiệu quả của sự kiện.
  • Thu thập phản hồi của khách hàng về sự kiện vừa diễn ra.
  • Đánh giá kết quả thực hiện được so với mục tiêu đề ra.

Ngoài ra, bản kế hoạch còn có thể bao gồm danh sách khách mời, kịch bản chương trình, tài liệu tham khảo để đảm bảo việc tổ chức sự kiện được suôn sẻ và hiệu quả.

Tổng hợp 12 bước lập kế hoạch tổ chức sự kiện chi tiết từ A – Z

Quá trình viết kịch bản kế hoạch sự kiện đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng từ bước đầu tiên của lập kế hoạch tổng quan đến giai đoạn cuối cùng là theo dõi và đo lường kết quả. Dưới đây là 12 bước chi tiết để xây dựng một kế hoạch tổ chức sự kiện từ A đến Z.

Xác định mục tiêu và loại hình sự kiện

Cần xác định mục tiêu và loại hình sự kiện để lên kế hoạch phù hợp

Đầu tiên, cần xác định rõ mục tiêu chính của sự kiện, chẳng hạn như tăng cường nhận diện thương hiệu, tạo cơ hội networking, giới thiệu sản phẩm mới hoặc gây quỹ cho tổ chức từ thiện. Mục tiêu phải tuân theo nguyên tắc SMART: cụ thể, đo lường được, phù hợp, thực tế và có thời gian thực tế.

Sau đó, dựa trên mục tiêu, xác định loại hình sự kiện phù hợp như hội thảo, triển lãm, buổi tiệc, khóa học hay sự kiện kỷ niệm. Loại hình sự kiện sẽ ảnh hưởng đến quy mô, định dạng, thời gian và ngân sách của sự kiện. Ví dụ, nếu mục tiêu là giới thiệu sản phẩm mới, loại hình sự kiện phù hợp có thể là lễ ra mắt sản phẩm hoặc hội nghị, với nội dung chương trình tập trung vào việc giới thiệu sản phẩm, công nghệ và tính năng.

Xác định đối tượng khách mời tham gia

Dựa trên mục tiêu sự kiện, xác định đối tượng khách hàng mục tiêu như khách hàng hiện tại, khách hàng tiềm năng, đối tác, nhà tài trợ hoặc bất kỳ nhóm người nào cụ thể. Sau đó, xác định số lượng, phạm vi khách mời tham gia sự kiện và xây dựng hồ sơ khách hàng mục tiêu, bao gồm thông tin như tên, thông tin liên lạc, vai trò trong sự kiện,… để quản lý và theo dõi hiệu quả. Ngoài ra, bạn cần chọn đối tượng khách mời phù hợp với mục tiêu sự kiện để tránh truyền thông sai đối tượng, lãng phí ngân sách và nguồn lực, đồng thời đảm bảo sự kiện diễn ra hiệu quả.

Xác định chủ đề, thông điệp của event

Chủ đề là nội dung chính của sự kiện, đóng vai trò như “sợi chỉ đỏ” kết nối xuyên suốt toàn bộ chương trình. Khi xác định chủ đề, cần đảm bảo nó ngắn gọn, súc tích, dễ hiểu và phù hợp với mục đích cũng như đối tượng khách mời. Sau đó, tiến hành xây dựng các thông điệp mà ban tổ chức muốn truyền tải đến khách mời và thông điệp cần rõ ràng, súc tích cũng như có tính thuyết phục cao.

Xác định thời gian, địa điểm tổ chức sự kiện

Sau khi xác định loại hình, mục tiêu, đối tượng khách mời, ý tưởng, chủ đề của sự kiện, bước tiếp theo là xác định thời gian và địa điểm tổ chức sự kiện. Đây là hai yếu tố quan trọng ảnh hưởng trực tiếp đến sự thành công của sự kiện.

Về thời gian tổ chức sự kiện:

• Mục tiêu của sự kiện: Nếu sự kiện nhằm quảng bá thương hiệu, sản phẩm, dịch vụ bạn nên tổ chức vào thời điểm có nhiều người tham dự như cuối tuần hoặc dịp lễ tết. Nếu sự kiện nhằm mục đích đào tạo, hội thảo thì nên chọn thời điểm thuận tiện cho khách mời.

• Đối tượng khách mời: Xem xét lịch trình công việc, học tập của khách mời để chọn thời gian phù hợp.

• Tính chất của sự kiện: Nếu sự kiện có quy mô lớn, phức tạp và cần nhiều thời gian chuẩn bị thì bạn nên tổ chức vào thời điểm không trùng với các sự kiện lớn khác.

Về địa điểm tổ chức sự kiện:

• Kích thước không gian: Địa điểm phải đủ rộng để chứa tất cả khách mời, đồng thời đảm bảo sự thoải mái và thuận tiện cho các hoạt động.
• Trang thiết bị: Địa điểm cần có đầy đủ các trang thiết bị cần thiết như hệ thống âm thanh, ánh sáng, sân khấu, màn hình chiếu,…
• Vị trí địa lý: Địa điểm cần thuận tiện cho khách mời tham dự và có khả năng di chuyển dễ dàng.

Lưu ý: Quy trình lập kế hoạch tổ chức sự kiện có thể linh hoạt và phụ thuộc vào loại sự kiện, quy mô của nó. Tuy nhiên, việc xác định thời gian và địa điểm luôn là hai yếu tố quan trọng cần được xem xét kỹ lưỡng.

Dự trù chi phí cho toàn bộ event

Dự trù chi phí cho event đảm bảo có đủ nguồn lực cho các khoản phát sinh

Để dự trù chi phí cho toàn bộ sự kiện, trước tiên cần tạo một danh sách chi tiết về các yếu tố liên quan như thuê địa điểm, âm thanh, ánh sáng, thiết bị kỹ thuật, dịch vụ nhà hàng, trang trí, vận chuyển, quảng cáo và marketing, tiền lương nhân viên tổ chức sự kiện,… Tiếp theo, nghiên cứu các nhà cung cấp và nhà tài trợ tiềm năng để thu thập thông tin về giá cả cũng như các gói dịch vụ. So sánh ưu điểm và giá trị của từng nhà cung cấp để ước tính chi phí cho từng yếu tố trong danh sách, tạo bản kế hoạch tài chính sơ bộ.

Sau đó, xác định các nguồn tài chính hỗ trợ sự kiện, bao gồm ngân sách từ tổ chức, nhà tài trợ hoặc các nguồn tài chính khác như vé bán ra hoặc tiền thu từ các hoạt động liên quan. Dựa trên ước tính chi phí và nguồn tài chính, lập kế hoạch tài chính chi tiết, ghi lại các khoản thu chi cụ thể. Cuối cùng là dự trù một khoản chi phí phát sinh, thường chiếm khoảng 5-10% tổng ngân sách, để đảm bảo có đủ nguồn lực cho các chi phí ngoài dự kiến.

Xác định quan hệ đối tác và nhà tài trợ

Đối với các sự kiện quy mô lớn đòi hỏi mức ngân sách cao, việc hợp tác với các nhà tài trợ hoặc đối tác có thể giúp tiết kiệm chi phí đáng kể. Các đối tác và nhà tài trợ có thể cung cấp kinh phí, cơ sở vật chất hoặc trang thiết bị. Đầu tiên, cần xác định các đối tượng doanh nghiệp muốn hợp tác bao gồm công ty, tổ chức phi lợi nhuận, cá nhân hoặc các đối tác liên quan đến sự kiện và có thể mang lại giá trị cho cả hai bên.

Tiếp theo, nghiên cứu về các đối tác và nhà tài trợ tiềm năng bằng cách tìm hiểu về hoạt động, giá trị, mục tiêu của họ. Đưa ra đề xuất hợp tác và những lợi ích có thể mang lại cho đối tác, nhà tài trợ. Đồng thời nên cân nhắc những yêu cầu và lợi ích mà doanh nghiệp mong đợi từ phía họ. Cuối cùng, tiến hành đàm phán để đạt được thỏa thuận tốt nhất cho cả hai bên.

Lên timeline chi tiết và kịch bản cho event

Lên timeline chi tiết và kịch bản cho event giúp ban tổ chức nắm rõ thời điểm nào khâu nào sẽ diễn ra

Timeline chi tiết trong bảng kế hoạch tổ chức sự kiện là bản tóm tắt các công việc cần thực hiện bao gồm thời gian bắt đầu, thời gian kết thúc, các yêu cầu cần thiết và người phụ trách. Nó giúp phân bổ thời gian và nguồn lực một cách hợp lý trong quá trình tổ chức sự kiện. Trong khi, kịch bản mô tả chi tiết về nội dung và diễn biến của từng phần trong sự kiện. Đây là công cụ quan trọng giúp kiểm soát quá trình diễn ra sự kiện, đảm bảo sự kiện diễn ra theo đúng kế hoạch và tạo được ấn tượng tốt với khách tham dự.

Lập kế hoạch truyền thông cho sự kiện

Lập kế hoạch truyền thông cho sự kiện là cách để doanh nghiệp quảng bá hình ảnh và thương hiệu một cách hiệu quả. Đầu tiên, bạn phải xác định các phương tiện truyền thông mà bạn muốn sử dụng để quảng bá sự kiện. Các lựa chọn có thể bao gồm báo chí, truyền hình, radio, truyền thông xã hội, email marketing và website sự kiện phù hợp với mục tiêu của doanh nghiệp.

Tiếp theo, xác định hoạt động cụ thể như viết bài báo, phát sóng truyền hình, tạo nội dung trên mạng xã hội và lịch trình cho từng hoạt động. Tìm hiểu về các phương tiện truyền thông liên quan và xây dựng mối quan hệ với các nhà báo, biên tập viên hoặc các nhà sản xuất. Cung cấp thông tin và tài liệu liên quan để họ có thể viết, chia sẻ thông tin về sự kiện của doanh nghiệp.

Phân công nhân sự bố trí sự kiện

Phân công nhân sự bố trí sự kiện rõ ràng, cụ thể

Phân công nhân sự là một trong những bước quan trọng khi lập kế hoạch tổ chức sự kiện. Để phân công nhân sự hiệu quả, đầu tiên cần xác định nhu cầu nhân sự dựa trên quy mô và loại hình sự kiện. Các vai trò cần xem xét có thể bao gồm đội ngũ tổ chức, quản lý sự kiện, quảng cáo, an ninh, âm thanh, ánh sáng,… Để đảm bảo hiệu quả, cần định rõ từng vai trò, trách nhiệm của mỗi thành viên trong nhóm, đồng thời đảm bảo họ hiểu rõ nhiệm vụ và hoàn thành vai trò của mình một cách chuyên nghiệp.

Thiết kế hình ảnh, ấn phẩm cho sự kiện

Trước khi thiết kế hình ảnh và ấn phẩm cho sự kiện như banner, logo, slogan, poster, tờ rơi, brochure, backdrop, sân khấu, trang phục, đạo cụ,… cần xác định rõ các yếu tố như:

• Xác định mục tiêu của thiết kế: Đặt ra mục tiêu rõ ràng cho thiết kế như truyền tải thông điệp chính của sự kiện, tạo ấn tượng mạnh mẽ và thu hút khách tham dự.
• Xác định đối tượng khách hàng mục tiêu: Thiết kế phải phù hợp với đối tượng khách hàng mục tiêu của sự kiện. Ví dụ, nếu đây là sự kiện dành cho gia đình, thiết kế có thể sử dụng màu sắc tươi sáng và thiết kế thân thiện với trẻ em.
• Hình ảnh và nội dung: Đảm bảo hình ảnh, nội dung trong thiết kế phù hợp với phong cách tổng thể của sự kiện và có khả năng truyền tải thông điệp một cách hiệu quả.

Xây dựng bảng kế hoạch dự phòng và quản trị rủi ro

Lập kế hoạch dự phòng để sự kiện diễn ra một cách suôn sẻ

Việc xây dựng bảng kế hoạch tổ chức sự kiện dự phòng và quản trị rủi ro là cực kỳ quan trọng để đảm bảo sự kiện diễn ra một cách suôn sẻ, thành công. Đầu tiên, cần đánh giá và xác định các rủi ro có thể xảy ra như thời tiết xấu, thiếu nguồn lực hay hủy bỏ hợp đồng với nhà cung cấp. Sau đó, phát triển các kế hoạch dự phòng để giảm thiểu tác động tiêu cực và thiết lập các biện pháp kiểm soát để giảm thiểu rủi ro. 

Các hoạt động này có thể bao gồm ký kết hợp đồng với các nhà cung cấp dự phòng và chuẩn bị kế hoạch phục hồi khẩn cấp. Ngoài ra, việc đào tạo nhân viên tổ chức sự kiện về quản lý rủi ro cũng là một phần quan trọng để đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ và hiệu quả.

Đánh giá và đo lường kết quả event

Để đánh giá và đo lường kết quả của sự kiện, cần xác định các chỉ số, phương pháp đo lường như số lượng khách tham dự, doanh số bán hàng trước và sau sự kiện, sự lan truyền trên mạng xã hội cũng như các chỉ số khác phù hợp với mục tiêu của sự kiện. Sau khi thu thập dữ liệu, phân tích và so sánh với mục tiêu ban đầu, tạo báo cáo tổng quan về hiệu quả của sự kiện để nhận diện điểm mạnh, điểm yếu. Thông qua quá trình này, có thể rút ra những kinh nghiệm quý báu để cải thiện quy trình tổ chức và kế hoạch cho các sự kiện trong tương lai.

Một số mẫu kế hoạch tổ chức sự kiện hoàn chỉnh

Để tổ chức sự kiện hiệu quả và chuyên nghiệp, việc sử dụng các mẫu kế hoạch hoàn chỉnh là rất quan trọng. Mẫu kế hoạch sẽ hỗ trợ cho việc lên kế hoạch và tổ chức các loại sự kiện khác nhau, giúp tiết kiệm thời gian, công sức. Dưới đây là một bảng mẫu kịch bản tổ chức sự kiện chi tiết mà bạn có thể tham khảo. Tùy vào nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp và đặc thù của sự kiện mà bạn có thể điều chỉnh các mẫu kịch bản sao cho phù hợp:

Bí quyết để tổ chức sự kiện thành công

“Làm sao để tổ chức sự kiện thành công?” – đây là nỗi băn khoăn của các doanh nghiệp, công ty khi chuẩn bị tổ chức sự kiện. Dưới đây là một số quan trọng mà các doanh nghiệp nên lưu ý:

Thuê công ty tổ chức sự kiện uy tín, chuyên nghiệp

Nếu không có kinh nghiệm nên thuê công ty tổ chức sự kiện uy tín, chuyên nghiệp để đảm bảo mọi khâu diễn ra đúng timeline, đúng mục tiêu

Việc chọn một đơn vị tổ chức sự kiện có kinh nghiệm và uy tín sẽ giúp bạn tổ chức một cách hiệu quả hơn. Các chuyên gia sự kiện có thể giúp bạn từ việc lên ý tưởng, lập kế hoạch tổ chức sự kiện đến thực hiện, đánh giá sự kiện một cách chi tiết và chuyên nghiệp.

Chú ý và chỉn chu vào từng chi tiết nhỏ nhất

Sự chi tiết là một trong những yếu tố quan trọng để tạo nên sự hoàn hảo cho sự kiện. Từ việc lựa chọn địa điểm, thiết kế hình ảnh, chuẩn bị kỹ lưỡng các hoạt động trong sự kiện cho đến việc quản lý thời gian và ngân sách đều cần được quan tâm kỹ lưỡng.

Thông điệp event được truyền tải qua kịch bản với nội dung hấp dẫn

Thông điệp event hấp dẫn mới làm cho khách mời ấn tượng lâu

Thiết kế một kịch bản sự kiện chặt chẽ và hấp dẫn giúp truyền tải thông điệp chính của sự kiện một cách rõ ràng, hiệu quả. Đảm bảo nội dung phù hợp với đối tượng khách hàng mục tiêu và mang lại ấn tượng tích cực.

Hy vọng những thông tin trên sẽ giúp bạn biết cách lên kế hoạch tổ chức sự kiện một cách hiệu quả và thành công. Nếu bạn muốn nâng cao kỹ năng tổ chức sự kiện chuyên nghiệp thì có thể tham gia khóa học tổ chức sự kiện ngắn hạn của trường Cao đẳng Du lịch Sài Gòn. Khóa học này sẽ trang bị cho bạn các kiến thức và kỹ năng cần thiết để tổ chức sự kiện thành công. 

Ngoài ra, nếu bạn theo học chuyên ngành Quản Trị Lữ Hành tại trường thì bạn cũng sẽ được dạy chuyên sâu về Tổ chức sự kiện. Liên hệ đến Phòng Tuyến Sinh của trường Cao đẳng Du lịch Sài Gòn để biết thêm chi tiết về các chương trình đào tạo và bắt đầu hành trình trở thành trở thành một chuyên gia tổ chức sự kiện nhé!