Master Key Là Gì? – Các Loại Chìa Khóa Trong Khách Sạn

Master key hay chìa khóa chủ là loại chìa khóa bảo mật cao được sử dụng phổ biến trong các khách sạn. Với chỉ một chiếc chìa duy nhất, bạn có thể quản lý toàn bộ ổ khóa, giúp kiểm soát quyền truy cập vào các khu vực hiệu quả và tiết kiệm thời gian, công sức. Trong bài viết này, hãy cùng Trường Cao đẳng Du lịch Sài Gòn tìm hiểu chi tiết về Master key là gì? Các loại chìa Master key và ứng dụng thực tế của chúng trong khách sạn.

Master key là gì?

Master Key trong khách sạn là chìa khóa chủ, được thiết kế để mở tất cả (hoặc hầu hết) các phòng trong một khu vực hoặc toàn bộ khách sạn. Đây là công cụ quan trọng trong quản lý khách sạn và thường chỉ được sử dụng bởi nhân viên có trách nhiệm cao, như quản lý, nhân viên bảo trì, hoặc nhân viên dọn phòng. Master Key phải được kiểm soát nghiêm ngặt, thường được lưu trữ tại quầy lễ tân hoặc phòng an ninh và chỉ cấp phát cho nhân viên có nhiệm vụ cụ thể.

Master Key là một phần không thể thiếu trong hệ thống vận hành khách sạn, nhưng đồng thời cũng đòi hỏi sự kiểm soát nghiêm ngặt để tránh các rủi ro về an ninh.

Master key thuận lợi cho việc quản lý một hay nhiều tòa nhà

Các loại chìa khóa trong khách sạn phổ biến hiện nay

Trong các khách sạn hiện nay, có 4 loại chìa Master key được sử dụng phổ biến nhất như sau:

Master Key thông thường

Chỉ với 1 chiếc chìa khóa chủ (Master key) duy nhất có thể mở được tất cả ổ khóa trong hệ thống. Tuy nhiên, các hệ thống hiện nay đã bắt đầu tích hợp công nghệ mã hóa để tăng cường bảo mật và hạn chế truy cập không mong muốn.

Ưu điểm: Tiện lợi, dễ dàng kiểm soát, quản lý.

Nhược điểm: Có thể ảnh hưởng sự riêng tư của khách hàng.

Ví dụ: Trong khách sạn, người quản lý sẽ giữ chìa khóa tổng có thể mở tất cả phòng khách sạn phòng trường hợp khẩn cấp. Trong khi đó, chìa khóa thông thường chỉ có thể mở khóa duy nhất một loại ổ khóa nhất định..

Trong khách sạn mỗi loại chìa Master key còn có những vai trò chuyên biệt thuận tiện cho quá trình quản lý:

• Grand master key (chìa khóa tổng): Chìa khóa bằng thẻ từ lẫn chìa khóa cơ, có thể mở tất cả phòng, khu vực khách sạn.
• Floor master key (chìa khóa tầng): Có thể mở một số tầng trong 1 khu hoặc 1 số phòng cùng tầng nhất định.
• Housekeeping staff master key (chìa khóa cho nhân viên Buồng): Chìa thường chỉ mở được các phòng thuộc một tầng hoặc một khu vực nhất định trong khách sạn, nơi nhân viên housekeeping phụ trách.
• Emergency key (chìa khóa khẩn cấp): Có thể mở được tất cả các phòng trong Khách sạn bao gồm phòng khách, các phòng ban…, chỉ sử dụng trong trường hợp khẩn cấp và chỉ có người được chỉ định mới giữ được chìa khóa khẩn cấp này .

Với một chiếc chìa Master key có thể mở được tất cả ổ trong cùng hệ thống

Master Key trung tâm

Chiếc chìa khóa chủ chỉ mở được ở một số khu vực nhất định, không thể mở cửa tại một số khu vực khác. Hiện nay, chìa Master Key đã áp dụng công nghệ nhận diện sinh trắc học để đảm bảo chỉ những người có thẩm quyền mới sử dụng được.

Ưu điểm: Tăng tính bảo mật, riêng tư.

Nhược điểm: Chỉ quản lý ở một khu vực nhỏ, không rộng như master key thông thường.

Ví dụ: Người dọn dẹp trong khách sạn sẽ có chìa khóa master tầng, có thể mở tất cả các phòng trong tầng mình phụ trách. 

Master key trung tâm chỉ mở được một số khu vực nhất định

Master Key phân nhánh 

Chiếc chìa được phân theo cấp bậc, người ở cấp bậc nào chỉ có quyền sử dụng chìa khóa ở các khu vực thuộc cấp bậc đó.

Ưu điểm: Hệ thống phân quyền cho người được phép sử dụng, riêng tư.

Nhược điểm: Cấu trúc hệ thống phức tạp hơn vì nó đòi hỏi một sự phân cấp quyền truy cập chi tiết và linh hoạt hơn

Ví dụ: Tùy theo cấp bậc, tòa nhà mà chia quyền cho người cầm giữ chìa khóa phù hợp, người quản lý khách sạn sẽ giữ chìa tổng có thể mở các phòng trong tòa. Trong khi đó, Master key phân nhánh được giao cho các nhân viên dịch vụ sẽ chỉ sử dụng một số khu vực nhất định như đóng/mở cửa chính, các phòng dịch vụ, phòng giặt ủi,…

Chiếc chìa được phân theo cấp bậc, quyền sử dụng chìa khóa khu vực cấp bậc đó

Khóa từ Master Key

Chìa phổ thông sẽ được nâng cấp lên chiếc thẻ từ có chức năng như một chiếc chìa khóa giúp bạn đóng/mở cửa chỉ với một lần quẹt đơn giản. Hình thức sử dụng cũng giống như các loại chìa master trên với những công năng nhất định.

Ưu điểm: Nhanh chóng, riêng tư, bên dịch vụ có thể nắm thời gian khách ra/vào nhờ thẻ được kết nối mạng quản lý của tòa nhà. Khóa từ thường hoạt động bằng pin, không phụ thuộc vào nguồn điện trực tiếp. Khi mất điện, khóa từ vẫn hoạt động bình thường vì sử dụng pin.

Nhược điểm: Khi pin của khóa cạn kiệt, bạn cần thay pin để tiếp tục sử dụng.

Ngày nay, hầu hết các khách sạn lớn đều chuyển sang sử dụng thẻ từ thay cho chìa khóa cơ truyền thống nhờ vào sự đa năng, tiện lợi và khả năng kiểm soát quyền truy cập. Thẻ từ không chỉ được sử dụng để mở hoặc khóa cửa phòng mà còn tích hợp tính năng điều khiển thang máy, cho phép khách chỉ di chuyển đến tầng mà họ lưu trú, đồng thời ngăn chặn việc truy cập trái phép vào các tầng khác trong khách sạn.

Thẻ khóa từ tiện lợi hơn với công năng tương đương chìa master key cơ

Vai trò của Master key trong khách sạn

Mỗi loại Master Key riêng biệt sẽ mang đến những thuận lợi riêng cho các chủ khách sạn. Nhìn chung Master Key đóng các vai trò sau:

• Tăng cao bảo mật: Đối với thẻ từ Master Key, nhờ áp dụng công nghệ mã hóa bằng thuật toán mà mỗi thẻ chìa khóa chính đều có chức năng cụ thể. Vì vậy, người quản lý có thể dễ dàng truy cập quyền cho thẻ điều khiển từ xa thông qua hệ thống.
• Quản lý hiệu quả hơn: Chìa tổng mở được các phòng, giúp quản lý kiểm soát, bảo trì hiệu quả và xử lý tình huống kịp thời nhanh chóng .
• Trải nghiệm khách hàng tốt hơn: Khi xảy ra sự cố như cửa bị trục trặc, chìa tổng sẽ giúp quản lý hỗ trợ khách hàng nhanh chóng, tăng sự tiện lợi cũng như trải nghiệm khách hàng tốt hơn.
• Giảm thiểu chi phí: Giảm chi phí sản xuất và quản lý nhờ chìa tổng nhỏ gọn, tiện lợi, giúp người quản lý mở nhiều phòng mà không cần phải sử dụng nhiều chìa khóa dự phòng.
• Bảo vệ tài sản: Khu vực như nhà kho, văn phòng cần được bảo vệ nghiêm ngặt. Quản lý chìa khóa hiệu quả giúp ngăn chặn truy cập trái phép, bảo vệ tài sản và giảm thiểu nguy cơ mất mát.
• Truy xuất trách nhiệm: Hệ thống khóa này có khả năng lưu trữ lịch sử ra vào phòng, giúp xác định rõ danh tính người sử dụng. Điều này hỗ trợ hiệu quả trong việc điều tra, giải quyết sự cố, đồng thời nâng cao tính minh bạch và trách nhiệm của nhân viên cũng như khách hàng.

Xem thêm về thuật ngữ trong khách sạn: Room service là gì?

Khóa Master key trong khách sạn hoạt động như thế nào?

Chìa Master key được thiết kế với những rãnh và răng cưa đặc biệt, phù hợp với cấu tạo chung của nhiều loại ổ khóa khác nhau trong hệ thống. Vì vậy, nó có thể mở được nhiều loại ổ khóa khác nhau trong tòa nhà.

Với công nghệ ngày càng phát triển, các khách sạn cũng dần chuyển qua sử dụng thẻ khóa từ cũng được mã hóa riêng với chức năng tương tự như chìa khóa Master key cơ. Hệ thống bảo mật của chìa Master key từ khá cao, kiểm soát được quyền truy cập khi khách ra/vào, đi thang máy, hủy kích hoạt khi thẻ bị mất, nên khách chỉ sử dụng được ở một số khu vực nhất định.

Chìa Master được thiết kế để phù hợp với cấu tạo chung của tất cả các ổ khóa

Xem thêm về thuật ngữ trong khách sạn: Front office là gì?

Chìa khóa Master key trong khách sạn có hack được không?

Bất kỳ loại chìa khóa nào cũng có nguy cơ bị xâm nhập nếu khách sạn không thực hiện các biện pháp quản lý nghiêm ngặt. Đặc biệt, khóa Master Key cơ dễ bị sao chép hơn so với các loại khóa từ hoặc khóa thông minh sử dụng công nghệ mã hóa hiện đại.

Ngay cả với những loại Master Key hiện đại nhất như khóa từ, rủi ro vẫn tồn tại nếu hệ thống quản lý khóa có lỗ hổng, thẻ từ bị lỗi, cũ hoặc phần mềm điều khiển không được bảo mật chặt chẽ. Tin tặc có thể khai thác những điểm yếu này để xâm nhập vào hệ thống, chiếm quyền điều hành phần mềm quản lý và tạo ra thẻ từ giả với chức năng tương tự Master Key, cho phép mở toàn bộ phòng trong khách sạn.

Do đó, việc bảo quản và quản lý Master Key cần được chú trọng tối đa. Chìa khóa tổng nên được lưu trữ tại các khu vực an toàn, kín đáo và hạn chế quyền tiếp cận chỉ cho những người có thẩm quyền. Để ngăn chặn nguy cơ này, khách sạn cần áp dụng các biện pháp như:

• Cập nhật và nâng cấp phần mềm quản lý khóa thường xuyên, đảm bảo không có lỗ hổng bảo mật.
• Kiểm tra và thay thế định kỳ các thẻ từ cũ hoặc bị lỗi để tránh các nguy cơ bị khai thác.
• Hạn chế quyền truy cập Master Key, chỉ cho phép những người có trách nhiệm cao nhất tiếp cận và sử dụng.
• Xây dựng quy trình giám sát và quản lý Master Key nghiêm ngặt nhằm giảm thiểu tối đa nguy cơ bị xâm nhập.

Những ai trong khách sạn được cấp Grand master key

Grand master key có thể mở được tất cả các khu vực, cửa ra/vào trong khách sạn. Vì vậy, việc cấp phát sử dụng master key cần cẩn trọng và giao cho người có thẩm quyền như:

• Tổng giám đốc: là người đứng đầu khách sạn, chịu trách nhiệm về an ninh và quy tắc vận hành trong khách sạn.
• Phó tổng giám đốc: là người được ủy quyền và giao nhiệm vụ của tổng giám đốc khi cần hỗ trợ.
• Giám đốc an ninh: là người chịu trách nhiệm trực tiếp về an ninh của khách sạn. 

Grand master key được cấp cho các quản lý cấp cao như Tổng giám đốc

Cách xử lý trong trường hợp nhân sự làm thất lạc master key

Việc làm thất lạc Master key sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến an ninh của doanh nghiệp. Doanh nghiệp cần chuẩn bị một số biện pháp nhằm khắc phục tình trạng này:

• Đánh giá mức độ rủi ro, liệu có thông tin quan trọng nào có thể bị xâm nhập trái phép không, kiểm tra hệ thống khóa nhằm đảm bảo không có sơ hở nào.
• Thông báo cho lực lượng an ninh và nhân viên nhằm đề cao cảnh giác đối tượng xấu và phối hợp tìm kiếm chìa khóa tổng tại nơi làm việc.
• Thay đổi toàn bộ hệ thống khóa nếu không tìm lại được chìa tổng, cập nhật lại hệ thống phân quyền chìa khóa mới để đảm bảo an toàn.
• Xử lý kỷ luật nhân viên theo mức độ nghiêm trọng, tìm hiểu nguyên nhân dẫn đến sự việc trên.

Để ngăn chặn các trường hợp tương tự, cần tăng cường nhận thức về an ninh, cải thiện quản lý hệ thống chìa khóa và áp dụng các công nghệ hiện đại như khóa thẻ từ hoặc khóa vân tay với độ bảo mật cao. Việc nâng cấp này không chỉ đảm bảo an toàn mà còn nâng cao trải nghiệm khách hàng, đặc biệt khi điều kiện cho phép.

Trên đây là những kiến thức cơ bản mà mọi nhân viên khách sạn cần nắm vững để đảm bảo quy trình phục vụ diễn ra suôn sẻ và duy trì an ninh cho khách lưu trú. Hy vọng bài viết đã giúp bạn hiểu rõ hơn về master key là gì? Các loại chìa khóa được sử dụng phổ biến trong khách sạn. 

Nếu bạn đang tìm hiểu thêm về chuyên ngành Quản trị Khách Sạn, bạn có thể tham khảo chương trình học tại trường Cao đẳng Du lịch Sài Gòn. Cao đẳng Du lịch Sài Gòn được thành lập từ năm 1991, đã đào tạo hơn 40.000 nhân sự, bao gồm các vị trí quản lý trong lĩnh vực Lữ hành và Khách sạn – Nhà hàng.

Chương trình học tập của trường được thiết kế trong 2,5 năm với 70% thời lượng thực hành. Với sự hướng dẫn của đội ngũ giảng viên giàu kinh nghiệm từ các doanh nghiệp, giúp sinh viên nắm bắt kiến thức thực tiễn và đáp ứng nhu cầu tuyển dụng ngay khi còn đang học. Bạn có thể tham khảo ngành học tại website https://dulichsaigon.edu.vn/, liên hệ ngay đến chúng tôi qua số hotline 0906783686 – 0906776471 – 0988575086 hoặc xét tuyển ngay tại đây.