Chân Dung Nhân Viên Tổ Chức Sự Kiện? Quy Trình Tổ Chức Sự Kiện Nhà Hàng Khách Sạn?

Ngành tổ chức sự kiện trong những năm gần đây khá hot và được nhiều bạn trẻ năng động, sáng tạo quan tâm theo đuổi, nhất là ở các thành phố lớn. Vậy nhân viên tổ chức sự kiện là gì? Họ làm những công việc gì? Mức lương ngành tổ chức sự kiện có cao không? Ở bài viết này, Cao đẳng Du Lịch Sài Gòn sẽ giúp bạn hiểu rõ tất tần tật về ngành nghề này để có định hướng nghề nghiệp tốt nhất trong tương lai.

Nhu cầu tuyển dụng ngành tổ chức sự kiện hiện nay tại Việt Nam

Nhu cầu tuyển dụng ngành tổ chức sự kiện hiện nay đang trên đà tăng cao

Hiện nay, nhu cầu tuyển dụng trong ngành tổ chức sự kiện tại Việt Nam đang trên đà tăng cao, đặc biệt là trong lĩnh vực nhà hàng và khách sạn. Mặc dù trước đây ngành tổ chức sự kiện còn khá mờ nhạt và ít được chú ý tại Việt Nam thì trong những năm gần đây sự quan tâm từ phía khách hàng và doanh nghiệp đã tăng lên đáng kể.

Cùng với sự phát triển của nền kinh tế, đặc biệt là sự tiến bộ trong lĩnh vực khoa học kỹ thuật và công nghệ, doanh nghiệp ngày càng nhận ra tầm quan trọng của việc tổ chức sự kiện để quảng bá thương hiệu và nâng cao giá trị công ty. 

Tìm hiểu chân dung nhân viên tổ chức sự kiện

Chuyên viên tổ chức sự kiện là những người có khả năng điều phối hậu cần

Nhắc đến sự kiện, hình ảnh đầu tiên hiện lên trong tâm trí chúng ta thường là những sân khấu hoành tráng, âm thanh sôi động và bầu không khí náo nhiệt. Tuy nhiên, để tạo nên những khoảnh khắc ấn tượng ấy, đằng sau sự hào nhoáng luôn là sự thầm lặng cống hiến của những “nhà ảo thuật” tài ba. 

Vậy nhân viên tổ chức sự kiện là ai? Họ là những chuyên gia có khả năng điều phối hậu cần, kết hợp sự sáng tạo, tính cẩn trọng và phối hợp nhịp nhàng giữa các bên để tạo ra những sự kiện hoàn hảo.

Với tính chất công việc đòi hỏi sự tương tác cao, các nhân viên làm tổ chức sự kiện cần phải năng động, sáng tạo và có khả năng giao tiếp tốt. Đồng thời, khả năng tổ chức, chịu áp lực, tâm lý ổn định và thái độ chuyên nghiệp cũng là những yếu tố cần thiết để đảm nhiệm vị trí này tốt nhất.

Mô tả công việc của nhân viên tổ chức sự kiện

Tổ chức sự kiện là một công việc nhìn có vẻ hào nhoáng nhưng ít ai để ý đến những người phụ trách đứng sau ánh đèn sân khấu. Họ phải xử lý nhiều công việc khác nhau theo sự hướng dẫn của cấp trên từ việc tiếp nhận ý tưởng cho đến khi tổ chức sự kiện thành công. Nếu bạn muốn biết nhân viên tổ chức sự kiện làm gì, hãy cùng theo dõi tiếp nội dung dưới đây:

Nghiên cứu đối tượng và mục tiêu lên ý tưởng chương trình

Nghiên cứu đối tượng và mục tiêu để lên ý tưởng sự kiện sáng tạo và ấn tượng

Công việc đầu tiên và quan trọng nhất của vị trí này là tiếp nhận yêu cầu từ các bộ phận hoặc khách hàng, sau đó phải tiến hành nghiên cứu và lên ý tưởng phù hợp. Điều này đòi hỏi sự sáng tạo và khả năng hiểu biết sâu sắc về tâm lý cũng như mong muốn của khách hàng. Quá trình này thường mất nhiều thời gian vì cần phải tổng hợp thông tin từ nhiều nguồn, đảm bảo ý tưởng cuối cùng sẽ đáp ứng được mục tiêu và mong muốn của khách hàng một cách tốt nhất.

Xây dựng kế hoạch và kịch bản sự kiện

Sau khi có ý tưởng cho chương trình sự kiện, nhân viên event sẽ lên kế hoạch triển khai sự kiện chi tiết bao gồm thời gian, địa điểm tổ chức, chương trình kịch bản, kinh phí dự trù, số lượng người tham gia, phương án dự phòng, đơn vị hợp tác và danh sách người thực hiện. Bản kế hoạch đề xuất này sau đó sẽ được trình cho quản lý hoặc khách hàng để đánh giá và đưa ra góp ý hoặc thay đổi cần thiết. Điều này giúp người tổ chức sự kiện quản lý và theo dõi tiến độ các hoạt động một cách hiệu quả.

Tìm và lựa chọn các đơn vị hợp tác

Tìm và lựa chọn các đơn vị hợp tác về âm thanh, ánh sáng,…phù hợp với yêu cầu của sự kiện

Để tổ chức một sự kiện thành công, nhân viên tổ chức sự kiện còn phải đảm nhận việc tìm kiếm và lựa chọn các đơn vị hợp tác uy tín để cung cấp các dịch vụ cần thiết. Dựa vào kế hoạch và kịch bản sự kiện, nhân viên sẽ xác định các hạng mục cần hợp tác với các đơn vị cung cấp dịch vụ khác nhau như địa điểm tổ chức, âm thanh ánh sáng, trang trí, catering,… Do khối lượng công việc khá lớn nên trưởng bộ phận thường phân công cho mỗi cá nhân xử lý từng hạng mục cụ thể để đảm bảo tiến độ, tránh quá tải.

Tiến hành tổ chức sự kiện

Một sự kiện diễn ra thành công hay không sẽ phụ thuộc vào việc nhân viên có làm tốt khâu chuẩn bị hay không. Sau khi hoàn tất các khâu chuẩn bị kỹ lưỡng, nhân viên tổ chức sự kiện sẽ chính thức bước vào giai đoạn “chạy” sự kiện. Đây là giai đoạn quan trọng nhất, đòi hỏi sự tập trung cao độ, khả năng xử lý tình huống linh hoạt và tinh thần trách nhiệm cao từ phía nhà tổ chức. Đồng thời, các nhân viên event cũng phải chuẩn bị sẵn một bản kế hoạch dự phòng cho trường hợp sự kiện gặp sự cố và đảm bảo sự kiện vẫn tiếp tục diễn ra một cách suôn sẻ.

Quy trình tổ chức sự kiện Nhà hàng Khách sạn chuyên nghiệp

Hiện nay có rất nhiều loại hình sự kiện khác nhau như hội thảo, khai trương, giới thiệu sản phẩm, tiệc cưới,… Mỗi loại sự kiện sẽ có những yêu cầu và đặc điểm riêng, nhưng để đi đến thành công, sự kiện cần được tổ chức theo một quy trình nhất định. Dưới đây là quy trình tổ chức sự kiện chuẩn mà nhiều đơn vị kinh doanh khách sạn và nhà hàng thường áp dụng:

Tiếp nhận yêu cầu

Nắm rõ yêu cầu để lên ý tưởng sự kiện phù hợp

Khi tiếp nhận thông tin từ khách hàng hoặc cấp trên, người tổ chức sự kiện sẽ có hình dung ban đầu về chương trình như loại hình sự kiện, mục tiêu cụ thể của sự kiện, thời gian và địa điểm dự kiến tổ chức, đối tượng và số lượng người tham dự, các yêu cầu đặc biệt từ phía đối tác,… Điều này giúp họ có cơ sở để đưa ra định hướng và xây dựng kế hoạch phù hợp cho sự kiện sắp tới.

Lên ý tưởng và chủ đề cho sự kiện

Ý tưởng và chủ đề chính là “linh hồn” của sự kiện, mang đến sự độc đáo, sáng tạo và thu hút sự chú ý của khách tham dự. Do đó, sau khi tổng hợp thông tin từ khách hàng, bộ phận tổ chức sự kiện sẽ họp để đề xuất ý tưởng và chủ đề cho chương trình. Ý tưởng có thể xuất phát từ khách hàng hoặc là kết quả của sự sáng tạo chung từ nhóm. Một chủ đề lý tưởng cần phải phù hợp với thông điệp của sản phẩm, mục tiêu truyền thông và đối tượng tham gia sự kiện.

Xây dựng kế hoạch tổ chức

Dựa trên ý tưởng đề ra tiến hành lên kế hoạch tổ chức

Sau khi đã “thổi hồn” cho sự kiện với ý tưởng và chủ đề độc đáo, việc tiếp theo bạn cần làm lên kế hoạch chi tiết để biến ý tưởng thành hiện thực và đảm bảo các nội dung như sau:

• Xác định địa điểm và thời gian tổ chức sự kiện.
• Thiết kế các ấn phẩm như Backdrop, standee, bandroll, vé mời, thư mời,…
• Lập nội dung chi tiết cho các hoạt động, xác định thời gian dự kiến, chuẩn bị các dụng cụ, thiết bị cần thiết,…
• Xác định số lượng nhân lực cần cho sự kiện.
• Lập kế hoạch truyền thông phù hợp với sự kiện.
• Dự trù kinh phí và lập báo giá cho khách hàng hoặc cấp trên.
• Xác định phương pháp đo lường hiệu quả và kế hoạch xử lý rủi ro có thể xảy ra như mất điện, trời mưa,…

Kế hoạch sau khi hoàn thành cần được thuyết trình với khách hàng hoặc cấp trên để xác định tính khả thi, đề xuất thay đổi nếu có và nhận sự đồng ý trước khi tổ chức sự kiện chính thức.

Triển khai tổ chức sự kiện

Sau khi hoàn thiện kế hoạch chi tiết, đội ngũ tổ chức sự kiện sẽ bước vào giai đoạn quan trọng tiếp theo là triển khai tổ chức sự kiện. Ở bước này đòi hỏi sự phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận và sự linh hoạt trong xử lý tình huống của đội ngũ tổ chức.

• Trước sự kiện: Nhiệm vụ của người tổ chức là phân công công việc cho từng bộ phận, thiết lập thời hạn cho từng hạng mục cụ thể và theo dõi tiến độ để đảm bảo công tác chuẩn bị được chỉn chu nhất. 
  • Phân công cụ thể công việc cho từng nhân sự theo đúng kế hoạch đã đề ra.
  • Khảo sát và chọn địa điểm tổ chức.
  • Liên hệ và hợp tác với các nhà cung cấp dịch vụ như ánh sáng, âm thanh, nghệ sĩ,…
  • In ấn các loại thiết kế, đảm bảo không có sai sót.
  • Truyền thông sự kiện theo kế hoạch.
  • Dàn dựng không gian, lắp đặt các dụng cụ và thiết bị.
  • Sắp xếp nhân sự phụ trách khách mời và phương tiện đi lại cho khách mời.
  • Tổng duyệt chương trình trước sự kiện.
• Trong sự kiện: Trong quá trình sự kiện diễn ra, người tổ chức sẽ điều hành mọi hoạt động, đảm bảo mọi hoạt động diễn ra đúng dự tính và làm hài lòng khách hàng.
• Sau sự kiện: Khi sự kiện kết thúc, bạn thu dọn và bàn giao lại địa điểm cho các bên liên quan cũng như trả lại thiết bị, vật dụng cho các nhà cung cấp.

Đánh giá hiệu quả và báo cáo

Sau khi sự kiện kết thúc cần đánh giá và báo cáo từ đó rút ra kinh nghiệm cho các sự kiện sau

Việc tổng kết, đánh giá sau khi sự kiện kết thúc là bước quan trọng giúp nhân sự có cái nhìn tổng quan về hiệu quả tổ chức và rút kinh nghiệm cho các chương trình sau. Bằng cách này, đơn vị tổ chức sự kiện có thể tổng hợp số lượng người tham gia, phản hồi từ khách tham dự, kết quả của công tác truyền thông, chi phí thực tế và những vấn đề còn chưa hoàn thành. Sau đó, bạn cần làm báo cáo tổng kết gửi cho cấp trên hoặc khách hàng để cải thiện và phát triển chất lượng của các sự kiện trong tương lai.

Những kỹ năng cần có của một nhân viên tổ chức sự kiện

Để trở thành một chuyên viên tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, ngoài kiến thức chuyên môn học được ở trường, ứng viên cần trang bị và thường xuyên rèn luyện những kỹ năng quan trọng sau đây:

Kỹ năng nghiên cứu

Kỹ năng nghiên cứu là kỹ năng tiên quyết cần có của nhân viên event

Nhân viên tổ chức sự kiện cần phải có khả năng nghiên cứu kỹ thuật tốt để tổ chức một sự kiện hoàn thiện. Việc nghiên cứu về hành vi và cảm xúc của người tham gia sự kiện, cũng như cách tạo trải nghiệm tốt hơn cho khách hàng thông qua việc lựa chọn địa điểm, điều phối, thức ăn và nước uống đều quan trọng. Điều này giúp đảm bảo rằng sự kiện được tổ chức một cách tối ưu và mang đến sự hài lòng cho người tham gia từ đầu đến cuối chương trình.

Kỹ năng sáng tạo

Nhân viên nhân sự tổ chức sự kiện không chỉ là người đưa ra danh sách các công việc cần làm mà còn phải vận dụng khả năng sáng tạo để tạo ra những sự kiện độc đáo và ấn tượng. Với ý tưởng chủ đề thú vị, họ có thể kích thích sự tương tác của người tham gia và làm tăng tính trải nghiệm. Không chỉ thế, việc tận dụng các yếu tố như quy mô, tính chất và mục tiêu của sự kiện sẽ giúp bạn tạo ra những trải nghiệm độc đáo và khác biệt.

Kỹ năng lập kế hoạch và lên kịch bản

Có kỹ năng lập kế hoạch và lên kịch bản sẽ giúp bạn tạo nên sự kiện chỉn chu nhất

Để tổ chức một sự kiện ấn tượng và thu hút, bạn cần có khả năng lên kịch bản và lên đường dây sự kiện một cách chặt chẽ, logic. Điều này đòi hỏi ở bạn tư duy logic, sáng tạo và rành mạch. Ngoài ra, bạn cần có phải có khả năng viết proposal (kế hoạch chi tiết của sự kiện) hoàn chỉnh và thu hút. Một bản proposal tốt cần phải có tính thuyết phục, mức độ khả thi cao và đảm bảo sự kiện đáp ứng được mục tiêu ban đầu của nó.

Kỹ năng hoạch định và quản lý rủi ro

Sự kiện nào cũng tiềm ẩn những rủi ro có thể xảy ra, gây ảnh hưởng đến tiến độ, chất lượng và thành công của sự kiện. Do đó, thay vì chờ đợi vấn đề xảy ra, chuyên viên tổ chức sự kiện cần phải “vạch lá tìm sâu” để nhìn thấy những rủi ro tiềm ẩn và giải quyết chúng nhanh chóng trước khi sự kiện diễn ra. Chưa dừng lại ở đó, kế hoạch phòng ngừa rủi ro cần phải linh hoạt và phù hợp với từng ngữ cảnh, tính chất và các vấn đề của sự kiện.

Kỹ năng xây dựng mối quan hệ và làm việc với nhà cung cấp

Xây dựng mối quan hệ với nhà cung cấp sẽ giúp bạn có được sự ưu tiên và ưu đãi tốt nhất

Trong quá trình tổ chức sự kiện, việc xây dựng mối quan hệ và làm việc với nhà cung cấp là một phần không thể thiếu. Chuyên viên tổ chức sự kiện cần phải có kỹ năng giao tiếp tốt cùng khả năng trao đổi thông tin một cách rõ ràng và minh bạch với các nhà cung cấp. Đồng thời, bạn cần phải linh hoạt để đảm bảo tiến độ công việc và có tính cách mềm mỏng nhằm duy trì mối quan hệ làm việc tích cực với các bên liên quan.

Kỹ năng đàm phán và lập ngân sách chi phí

Nếu bạn có khả năng thương lượng, đàm phán tốt thì xin chúc mừng bạn đã sở hữu một trong các kỹ năng quan trọng nhất mà nhân viên tổ chức sự kiện cần có. Trong quá trình làm việc, chuyên viên tổ chức sự kiện sẽ phải thực hiện các cuộc đàm phán với đối tác về các điều khoản hợp đồng và quyền lợi tài trợ, cũng như về việc định giá và lập ngân sách cho sự kiện. 

Kỹ năng thương lượng mặc cả giúp bạn đạt được các thỏa thuận với điều kiện tốt nhất cho cả hai bên. Sau khi đàm phán thành công về ngân sách, bạn cần lập bảng dự trù kinh phí để đảm bảo mọi khâu của sự kiện được điều chỉnh một cách rõ ràng, không phát sinh nhiều chi phí.

Kỹ năng giám sát và quản lý

Kỹ năng giám sát và quản lý giúp bạn điều phối công việc dễ dàng

Ngoài việc làm việc với các bản proposal, hợp đồng và nhà cung cấp, chuyên viên tổ chức sự kiện cần có khả năng giám sát và quản lý con người. Với mỗi phần công việc khác nhau sẽ có những đội ngũ nhỏ phụ trách như lễ tân tiếp đón khách mời hoặc nhóm hậu cần quản lý vật dụng cần thiết. Vì vậy, người tổ chức sự kiện cần có khả năng bao quát toàn diện để quản lý nhóm, từ đó đảm bảo mọi khía cạnh của sự kiện diễn ra một cách suôn sẻ.

Mức thu nhập nhân viên tổ chức sự kiện hiện nay là bao nhiêu?

Mức thu nhập nhân viên event hiện nay khá cao

Sẽ rất khó để xác định mức lương nhân viên tổ chức sự kiện một cách cụ thể bởi chúng phụ thuộc vào nhiều yếu tố như kinh nghiệm, loại sự kiện, quy mô tổ chức và vị trí công việc. Tuy nhiên, về cơ bản thì tổng thu nhập trung bình cho một nhân viên sự kiện thường rơi vào khoảng 9 triệu đồng/tháng. Đối với các vị trí quản lý hoặc trưởng phòng tổ chức sự kiện có kinh nghiệm từ 5 năm trở lên, mức thu nhập có thể dao động từ 30 đến 40 triệu đồng/tháng.-0

Học Tổ chức Sự kiện ở đâu chất lượng và uy tín hiện nay?

Sinh viên Cao đẳng Du lịch Sài Gòn sau khi ra trường có năng lực tổ chức các chương trình sự kiện lớn nhỏ

Trong những năm gần đây, tổ chức sự kiện là một lĩnh vực đang phát triển khá mạnh mẽ tại Việt Nam và trở thành xu hướng được đông đảo các bạn Gen Z lựa chọn theo đuổi tại các trường Đại học, Cao đẳng. Mặc dù không có một chuyên ngành riêng về sự kiện nhưng sinh viên theo học tại trường Cao đẳng Du Lịch Sài Gòn vẫn có cơ hội phát triển các kỹ năng tổ chức sự kiện toàn diện thông qua các chuyên ngành Hướng dẫn Du lịch, Quản trị Khách sạn và Quản trị Lữ hành.

Với hơn 33 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực đào tạo nhân sự chất lượng cho ngành dịch vụ du lịch Việt Nam, Cao đẳng Du Lịch Sài Gòn cam kết cung cấp cho sinh viên kiến thức và kỹ năng cần thiết để tổ chức một sự kiện hoàn hảo và chỉn chu nhất. Điểm đặc biệt là chương trình đào tạo tại trường có tỷ lệ thực hành lên đến 70%, cùng với đội ngũ giảng viên giỏi chuyên môn, giúp sinh viên học tập trong môi trường năng động và sáng tạo.

Không chỉ vậy, mạng lưới cựu sinh viên của trường sẽ là nguồn hỗ trợ vô cùng hữu ích cho sinh viên sau khi tốt nghiệp, giúp bạn có nhiều cơ hội việc làm với mức thu nhập cao. Vì vậy, nếu bạn có ước mơ theo nghề tổ chức sự kiện, hãy đăng ký học nghề Quản trị Khách sạn, Quản trị Lữ hành hoặc Hướng dẫn Du lịch tại Cao đẳng Du Lịch Sài Gòn ngay hôm nay để có cơ hội học tập và phát triển sự nghiệp của mình.

Tóm lại, nhân viên tổ chức sự kiện đang là một trong những vị trí công việc có mức thu nhập hấp dẫn ở thời điểm hiện tại. Hy vọng thông qua bài viết này, bạn sẽ có cái nhìn tổng quan và xác định được hướng đi đúng đắn cho bản thân trong ngành tổ chức sự kiện. Đừng quên theo dõi website dulichsaigon.edu.vn để cập nhật những tin tức mới nhất về các ngành nghề hot nhé!