Reservation là gì? Công việc của Reservation trong khách sạn

Khi bạn lên kế hoạch cho một chuyến đi du lịch hoặc cần lưu trú tại một khách sạn, chắc hẳn bạn sẽ thường xuyên nghe đến thuật ngữ “Reservation”. Vậy Reservation là gì? Hãy cùng Cao đẳng Du lịch Sài Gòn tìm hiểu sâu hơn về công việc của Reservation là gì trong các dịch vụ khách sạn và du lịch qua bài viết dưới đây.

Reservation là gì? Họ đảm nhận trách nhiệm tiếp nhận và xử lý các yêu cầu đặt phòng từ khách hàng

Reservation là gì?

Reservation là gì trong ngành khách sạn? Câu trả lời cho câu hỏi này thì đây là bộ phận Đặt phòng, chịu trách nhiệm tiếp nhận và xử lý mọi yêu cầu đặt phòng từ khách hàng qua nhiều kênh khác nhau, bao gồm trực tiếp, điện thoại, email, fax, hay qua các hệ thống đặt phòng trung tâm của các tập đoàn khách sạn. Công việc chính của bộ phận này là quản lý các yêu cầu đặt phòng của khách, tối ưu hóa công suất phòng và đảm bảo doanh thu cho khách sạn.. 

Bộ phận Reservations không chỉ đảm bảo quy trình đặt phòng diễn ra  suôn sẻ mà còn đóng góp quan trọng trong việc tối ưu hóa doanh thu của khách sạn, hỗ trợ quá trình vận hành hiệu quả và mang đến những trải nghiệm tuyệt vời cho khách hàng.

Vai trò của Reservation

Vai trò của bộ phận Reservation là gì trong quản lý khách sạn? Bộ phận đặt phòng (Reservation) đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao trải nghiệm và sự hài lòng của khách hàng, ngay cả khi họ chưa sử dụng dịch vụ. Sự phối hợp chặt chẽ và khéo léo giữa bộ phận này với các phòng ban khác không chỉ tạo ấn tượng tốt ban đầu mà còn giúp tối ưu hóa hoạt động kinh doanh, mang lại doanh thu và lợi nhuận đáng kể cho khách sạn.

Sự chuyên nghiệp của đội ngũ nhân viên đặt phòng góp phần quan trọng trong việc xây dựng uy tín và danh tiếng cho cơ sở lưu trú. Nhờ đó, thương hiệu khách sạn ngày càng được củng cố và phát triển mạnh mẽ. Bộ phận này không chỉ là cầu nối với khách hàng mà còn là yếu tố thúc đẩy hình ảnh và giá trị của khách sạn trên thị trường.

Bộ phận đặt phòng giúp mang đến trải nghiệm tốt và sự hài lòng của khách hàng

Các hình thức hoạt động của Reservation là gì?

Phương thức thực hiện Reservation là gì trong ngành khách sạn? Có hai hình thức đặt phòng phổ biến trong ngành khách sạn:

• Đặt phòng có đảm bảo (Guaranteed Reservation): là loại đặt phòng mà khách sạn cam kết giữ phòng cho khách đến một thời điểm nhất định, ngay cả khi khách đến muộn. Để đảm bảo đặt phòng, khách hàng cần cung cấp một hình thức thanh toán hoặc bảo lãnh tài chính. Các phương thức đảm bảo bao gồm thanh toán trước (Prepayment), đặt cọc (Deposit), thẻ tín dụng (Credit card), hoặc qua các đại lý du lịch, công ty.
• Đặt phòng không đảm bảo (Non-guaranteed Reservation): Đặt phòng không đảm bảo là loại đặt phòng mà khách sạn giữ phòng cho khách đến một thời điểm nhất định trong ngày (tùy theo quy định, chính sách của từng khách sạn) mà không yêu cầu thanh toán trước hoặc bảo lãnh tài chính. Nếu khách không đến trước thời hạn quy định, khách sạn có quyền hủy đặt phòng mà không cần thông báo để nhường chỗ cho khách khác. 

Công việc cụ thể thuộc bộ phận Reservation là gì?

Nhiệm vụ của bộ phận Reservation là gì trong khách sạn? Công việc của nhân viên bộ phận Reservation bao gồm các bước sau:

Tiếp nhận thông tin đặt phòng

Phương thức tiếp nhận thông tin đặt phòng từ khách hàng của nhân viên Reservation là gì? Bộ phận Reservation là cầu nối đầu tiên giữa khách hàng và khách sạn. Công việc chính của nhân viên Reservation là tiếp nhận và xử lý các yêu cầu đặt phòng từ khách hàng qua điện thoại, email hoặc các nền tảng đặt phòng trực tuyến. 

Khi nhận yêu cầu đặt phòng, nhân viên bộ phận Reservation phải ghi lại các thông tin chi tiết từ khách hàng, bao gồm:

• Tên đầy đủ của khách hoặc đoàn khách, cùng với tên người đại diện đăng ký.
• Ngày đến và thời gian lưu trú dự kiến, cùng số đêm khách sẽ ở lại.
• Thông tin liên lạc của khách: số điện thoại, địa chỉ email và địa chỉ nhà.
• Số lượng phòng yêu cầu, loại phòng và giá cả tương ứng.
• Phương thức thanh toán và hình thức đặt phòng mà khách chọn.
• Những yêu cầu đặc biệt hoặc ghi chú từ khách nếu có.

Xác định, sửa đổi đặt và hủy phòng 

Cách thức quản lý đặt phòng, sửa đổi và hủy phòng của nhân viên Reservation là gì? Sau khi nhận được yêu cầu đặt phòng, nhân viên Reservation sẽ xác định và cập nhật thông tin đặt phòng vào hệ thống quản lý. Trong trường hợp khách hàng muốn sửa đổi hoặc hủy đặt phòng, nhân viên cần kiểm tra tình trạng phòng, thực hiện các thao tác trên hệ thống và đảm bảo thông tin được cập nhật chính xác. Việc này đòi hỏi kỹ năng quản lý thời gian và khả năng xử lý tình huống linh hoạt.

Quy trình Xác nhận, Sửa đổi và Hủy đặt phòng là một tiêu chuẩn quan trọng trong quản lý khách sạn, đảm bảo sự chính xác, minh bạch và chuyên nghiệp trong việc xử lý yêu cầu của khách hàng. Cụ thể như:

• Xác nhận đặt phòng là bước đầu tiên, trong đó khách sạn xác thực thông tin đặt phòng, đảm bảo tính khả dụng và gửi xác nhận chi tiết đến khách, bao gồm giá phòng, phương thức thanh toán và chính sách hủy.
• Sửa đổi đặt phòng cho phép khách thay đổi thông tin như ngày lưu trú, loại phòng hoặc dịch vụ bổ sung, với điều kiện khách sạn có đủ công suất phục vụ và khách đồng ý với điều chỉnh giá (nếu có).
• Hủy đặt phòng phải tuân theo chính sách của khách sạn, có thể miễn phí hoặc tính phí tùy vào thời gian hủy và loại đặt phòng (Guaranteed hoặc Non-Guaranteed).

Việc thực hiện quy trình này một cách chính xác và hiệu quả giúp nâng cao trải nghiệm khách hàng, tối ưu doanh thu và giảm thiểu rủi ro vận hành cho khách sạn.

Cập nhật hồ sơ đặt phòng trong ngày

Mỗi ngày, nhân viên Reservation cần cập nhật hồ sơ đặt phòng để đảm bảo thông tin khách hàng và tình trạng phòng luôn được chính xác. Công việc này bao gồm việc kiểm tra và xác nhận các đặt phòng mới, sửa đổi hoặc hủy bỏ; cập nhật thông tin khách hàng và các yêu cầu đặc biệt; báo cáo tình trạng phòng cho các bộ phận liên quan. Ngoài ra, Reservation cần lưu trữ các hồ sơ đặt phòng của khách hàng để phục vụ gửi các thông tin khuyến mãi lần sau.

Tổng hợp các tình huống trong ngày 

Cuối ngày, nhân viên Reservation tổng hợp, chuyển danh sách khách dự kiến check-in, check-out cho bộ phận lễ tân chuẩn bị tiếp đón và bộ phận buồng phòng lên kế hoạch dọn phòng hợp lý. Với các yêu cầu đặt phòng của khách VIP, cần thông báo sớm hơn cho các bộ phận để tiếp đón chu đáo hơn.

Ngoài ra, họ cần báo cáo các tình huống phát sinh trong quá trình làm việc như: các yêu cầu đặc biệt từ khách hàng, sự cố kỹ thuật hoặc vấn đề liên quan đến dịch vụ. Báo cáo này giúp ban quản lý có cái nhìn tổng quan và đưa ra các biện pháp cải thiện chất lượng dịch vụ.

Nhân viên bộ phận Reservation có quy trình làm việc rõ ràng

Một số công việc khác của Reservation

Những nhiệm vụ khác của Reservation là gì? Ngoài các công việc chính, nhân viên Reservation còn thực hiện nhiều nhiệm vụ khác như:

• Phối hợp với các bộ phận liên quan (lễ tân, housekeeping và F&B) để xử lý các yêu cầu đặt phòng và đáp ứng nhu cầu của khách hàng.
• Giải đáp thắc mắc và hỗ trợ khách hàng trong quá trình lưu trú.
• Báo cáo quản lý các thông tin phản hồi, phàn nàn về chất lượng dịch vụ.
• Hướng dẫn, đào tạo nghiệp vụ cho nhân viên mới khi được yêu cầu.
• Ghi chép thông tin làm việc và bàn giao ca trên phần mềm.
• Tham gia đầy đủ các cuộc họp và đào tạo.
• Thực hiện các công việc khác khi được cấp trên yêu cầu.

Cơ hội việc làm của bộ phận Reservation trong khách sạn

Triển vọng nghề nghiệp cho Bộ phận Reservation là gì trong ngành Khách sạn? Những ai có đam mê và tinh thần cầu tiến luôn tìm thấy cơ hội thăng tiến trong bộ phận Reservation. Cụ thể như:

• Cơ hội nghề nghiệp dồi dào: Bộ phận Reservation là nơi tiếp nhận và xử lý các yêu cầu đặt phòng từ khách hàng, và nhu cầu tuyển dụng trong lĩnh vực này luôn cao. Với sự phát triển không ngừng của ngành du lịch và khách sạn, nhiều khách sạn lớn nhỏ đều cần có đội ngũ nhân viên Reservation chuyên nghiệp. Vì vậy, có rất nhiều cơ hội nghề nghiệp dành cho những ai mong muốn làm việc trong bộ phận này.
• Môi trường làm việc chuyên nghiệp: Làm việc trong bộ phận Reservation của khách sạn mang lại môi trường chuyên nghiệp và năng động, đặc biệt phù hợp với những người trẻ đam mê giao tiếp. Bạn sẽ được tiếp xúc với nhiều khách hàng quốc tế, nâng cao kỹ năng giao tiếp và dịch vụ khách hàng. Hơn nữa, cơ hội làm việc với các phần mềm quản lý khách sạn hiện đại và tham gia các khóa đào tạo sẽ giúp bạn không ngừng cải thiện kỹ năng và kiến thức của mình.
• Thu nhập cạnh tranh: Với sự liên kết chặt chẽ giữa ngành khách sạn, du lịch, nhà hàng, và các dịch vụ khác, lĩnh vực này đem lại mức lương, chế độ thưởng và các chế độ phúc lợi hấp dẫn, đáp ứng kỳ vọng về thu nhập của người lao động.

Mức thu nhập của từng vị trí trong bộ phận Reservation 

Mức lương của các vị trí trong bộ phận Đặt phòng (Reservation) có sự thay đổi tùy theo quy mô khách sạn và kinh nghiệm của ứng viên. Trong đó, mức lương cho các chức danh trong bộ phận này ở khách sạn 4-5 sao dao động từ 7 đến 9 triệu  đồng/tháng đối với nhân viên đặt phòng, từ 8 đến 12 triệu đồng/tháng cho giám sát đặt phòng và từ 12 đến 18 triệu đồng/tháng cho trưởng bộ phận đặt phòng. 

Ngoài mức lương cơ bản, nhân viên còn nhận thêm khoản phí dịch vụ (Service charge), được chia từ doanh thu hàng tháng của khách sạn. Mỗi khách sạn sẽ có những tiêu chí riêng để tuyển dụng nhân viên đặt phòng, tùy thuộc vào quy mô và nhu cầu hoạt động của từng đơn vị.

Bài viết trên đây đã cung cấp những thông tin chi tiết về khái niệm “Reservation là gì” cũng như tầm quan trọng của nó trong ngành khách sạn và du lịch. Hy vọng thông tin này sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về công việc và vai trò của bộ phận đặt phòng. Nếu bạn muốn tìm hiểu thêm về công việc trong lĩnh vực này hoặc có bất kỳ câu hỏi nào, đừng ngần ngại liên hệ với Trường Cao đẳng Du lịch Sài Gòn để nhận được sự tư vấn và hỗ trợ tận tình.