Chương Trình Du Lịch Là Gì? Các Giai Đoạn Tổ Chức Chương Trình

Chương trình du lịch là một trong những khái niệm rất quen thuộc trong ngành du lịch. Đối với ngành công nghiệp không khói này, những chương trình giữ vai trò quan trọng trong việc tổ chức và điều hướng các hoạt động từ chọn địa điểm, lên lịch trình cụ thể đến việc sắp xếp dịch vụ du lịch cho du khách. Ở bài viết này, hãy cùng Cao đẳng Du Lịch Sài Gòn tìm hiểu chi tiết là chương trình du lịch là gì và những nguyên tắc cụ thể để tổ chức một chương trình.

Chương trình du lịch là gì?

Khái niệm chương trình du lịch được định nghĩa là tập hợp những dịch vụ và sản phẩm được tổ chức và liên kết với nhau một cách hợp lý, nhằm đáp ứng ít nhất hai nhu cầu khác nhau của du khách trong chuyến đi cùng mức giá tổng được xác định trước. Tất cả dịch vụ và hàng hóa trong chương trình du lịch đều được bán và đặt trước, đảm bảo trải nghiệm du lịch trọn vẹn nhất cho khách du lịch.

Xây dựng chương trình du lịch

Phân loại các chương trình du lịch

Sau khi hiểu rõ về định nghĩa chương trình du lịch là gì, chúng ta sẽ tìm hiểu chi tiết về cách phân loại. Các loại chương trình du lịch được phân chia dựa trên những tiêu chí khác nhau. Những yếu tố ảnh hưởng trực tiếp hay cách phân loại thường liên quan đến nguồn gốc phát sinh, mức giá, phạm vi lãnh thổ, mục đích chuyến đi và một số tiêu chí khác. 

Căn cứ vào nguồn gốc phát sinh

Dựa vào nguồn gốc phát sinh, chương trình du lịch sẽ được phân chia thành 3 loại:

• Chương trình du lịch chủ động: Doanh nghiệp lữ hành sẽ tiến hành nghiên cứu thị trường và trực tiếp ấn định ngày thực hiện, tổ chức việc thông báo giới thiệu, bán và thực hiện chương trình. Khách hàng có thể bắt gặp chương trình thông qua những quảng cáo và quyết định chọn mua.
• Chương trình du lịch bị động: Đối với loại hình này, doanh nghiệp lữ hành sẽ tiếp nhận những yêu cầu của khách, từ đó tạo chương trình du lịch thỏa mãn những đòi hỏi đó, sau đó khách hàng thỏa thuận lại và chương trình được thực hiện.
• Chương trình du lịch kết hợp: Đây là loại hình mang sự kết hợp giữa chương trình du lịch chủ động và chương trình du lịch bị động. Doanh nghiệp lữ hành sẽ tiến hành nghiên cứu thị trường trước, sau đó tạo chương trình nhưng không quyết định ngày thực hiện. Khách hàng sẽ đến thỏa thuận và chương trình được chính thức đi vào hoạt động.

Phân loại chương trình du lịch dựa trên nguồn gốc phát sinh

Căn cứ vào mức giá

Xét về tiêu chí mức giá, chương trình du lịch được phân chia gồm chương trình du lịch trọn gói, chương trình du lịch với những mức giá căn bản và chương trình với mức giá tự chọn.

• Chương trình du lịch trọn gói: Đây là chương trình được doanh nghiệp lữ hành chào bán khách hàng với mức giá gộp, bao gồm toàn bộ dịch vụ, sản phẩm phát sinh trong chuyến đi.
• Chương trình du lịch với những mức giá căn bản: Những chương trình này thường có giá của các dịch vụ cơ bản như lưu trú, vận chuyển,…
• Chương trình du lịch với mức giá tự chọn: Chương trình du lịch này thường áp dụng đối với du khách xác định những dịch vụ có các cấp độ khác nhau về cả chất lượng và mức giá.

Căn cứ vào phạm vi không gian lãnh thổ

Phạm vi không gian lãnh thổ cũng là một trong những tiêu chí quan trọng quyết định loại chương trình du lịch. Theo đó, chương trình du lịch được phân chia thành:

• Chương trình du lịch nội địa
• Chương trình du lịch quốc tế
• Chương trình quốc tế gửi khách

Không gian lãnh thổ ảnh hưởng đến hình thức của chương trình du lịch

Căn cứ vào thông tin vào mục tiêu chuyến đi

Dựa theo thông tin mục tiêu chuyến đi, các loại chương trình du lịch là gì? Câu trả lời chính là bao gồm những loại hình chương trình sau đây:

• Chương trình du lịch nghỉ dưỡng, giải trí, tham quan
• Chương trình du lịch theo chuyên đề như văn hóa, lịch sử
• Chương trình du lịch tín ngưỡng, tôn giáo
• Chương trình du lịch thể thao, mạo hiểm, khám phá

Tùy thuộc vào mục đích khác nhau, chương trình du lịch cũng được tổ chức đa dạng

Căn cứ vào một vài tiêu thức khác

Bên cạnh những tiêu chí kể trên, để trả lời cho câu hỏi các loại chương trình du lịch gồm những gì, chúng ta có thể xác định thông qua những yếu tố dưới đây:

• Chương trình du lịch cá nhân & chương trình du lịch theo đoàn
• Chương trình du lịch ngắn ngày & chương trình du lịch dài ngày
• Chương trình du lịch dựa theo phương tiện di chuyển

Một số đặc điểm của chương trình du lịch

Chương trình du lịch được xem là một dịch vụ mang tính tổng hợp, bao gồm những dịch vụ và sản phẩm riêng lẻ kết hợp với nhau. Vậy những đặc điểm của chương trình du lịch là gì? Theo đó, chương trình du lịch sẽ mang những đặc điểm vốn có của các sản phẩm dịch vụ, cụ thể:

• Tính vô hình: Không thể chạm hay cân đo đong đếm trước khi chọn mua
• Tính không đồng nhất: Không giống nhau về chất lượng đối với những chuyến đi khác nhau, phụ thuộc vào nhiều yếu tố mà chính doanh nghiệp lữ hành không thể kiểm soát được
• Tính phụ thuộc: Dựa vào uy tín của nhà cung cấp vì nếu cùng một dịch vụ nhưng không thuộc nhà cung cấp uy tín thì sẽ không tạo ra sức hấp dẫn với du khách
• Tính dễ bị sao chép: Việc kinh doanh các chương trình du lịch không đòi hỏi khoa học tiên tiến hay kỹ thuật tinh vi nên dễ bị bắt chước, sao chép giữa các doanh nghiệp
• Tính thời vụ cao: Luôn bị biến động vì khả năng sản xuất và tiêu dùng phụ thuộc vào nhiều yếu tố trong môi trường vĩ mô
• Tính khó bán: Do cảm nhận của khách hàng khi chọn mua như rủi ro về tài chính, sản phẩm, thời gian, sức khỏe,…

Chương trình du lịch thường có đầy đủ đặc điểm của các sản phẩm dịch vụ

Các nguyên tắc khi xây dựng chương trình du lịch

Khi xây dựng chương trình du lịch, việc tuân thủ các nguyên tắc cơ bản giúp doanh nghiệp đảm bảo chất lượng và hiệu quả cho trải nghiệm của du lịch. Vậy cụ thể các nguyên tắc cần biết khi xây dựng chương trình du lịch là gì? Hãy cùng Cao đẳng Du Lịch Sài Gòn điểm qua 8 nguyên tắc quan trọng sau đây.

Nguyên tắc 1: Khoảng cách địa lý

Khoảng cách trong du lịch được định nghĩa là sự kết hợp giữa thời gian và chi phí cần thiết để di chuyển từ nơi xuất phát đến điểm đích. Mặc dù là yếu tố nghịch với lữ hành, nhưng cũng là một điểm độc đáo và hấp dẫn khi đi du lịch ở những nơi xa xôi. Việc giảm bớt chi phí và thời gian di chuyển giữa 2 địa điểm đi và đến sẽ góp phần tăng cường lượng du khách đáng kể.

Ví dụ: Phương tiện tàu bay được thiết kế với thân rộng đã giúp chi phí lữ hành giữa Hoa Kỳ và Châu Âu giảm xuống gần 50%

Gia tăng lượng khách du lịch và giảm chi phí lữ hành

Nguyên tắc 2: Mối tương quan quốc tế

Một số quốc gia trên thế giới sẽ có mối quan hệ, sự liên kết về kinh tế, văn hóa hay lịch sử. Chính điều này đã giúp tăng cường sự di chuyển của du khách giữa các nước này.

Ví dụ: Anh và Mỹ có thể cùng nhau phát triển các chiến dịch tiếp thị quốc tế để quảng bá lẫn nhau như các điểm đến du lịch hấp dẫn. Các chiến dịch này có thể tập trung vào lịch sử chung, các điểm đến văn hóa nổi tiếng, hoặc các sự kiện thể thao và giải trí mà cả hai quốc gia cùng quan tâm.

Nguyên tắc 3: Sự thu hút

Một trong những sự hấp dẫn của một điểm du lịch nằm ở những phép tắc đối nghịch thú vị. Thông thường những người sống ở môi trường khác nhau thích trải nghiệm ở những nơi mới lạ, mang tính đối nghịch ở nơi mình đang sinh sống.

Ví dụ: Đối với những cư dân miền biển, họ thường có xu hướng lựa chọn khám phá ở những vùng núi với cảnh quan hùng vĩ, đại ngàn.

Nguyên tắc 4: Tiền của

Việc xác định rõ ràng hay ước lượng mức phí tham gia chương trình du lịch sẽ có tác động lớn đến quyết định du lịch của du khách. Khi mức tiền bạc, chi phí tăng cao thì nhu cầu của khách hàng sẽ giảm xuống. Tiền bạc có cả tính tuyệt đối và tương đối, cụ thể:

• Tính tuyệt đối: Chi phí cho chuyến đi là 15 triệu, nếu không đủ tiền thì chuyến đi sẽ không thực hiện được.
• Tính tương đối: Khi khách hàng nhìn nhận tiền của cho 1 việc gì đó hay 1 vật gì đó tương đối với giá trị nhận thức. Ví dụ, mặc dù họ có thể chi trả 15 triệu nhưng không quyết định đi vì cảm thấy chuyến đi không xứng đáng với số tiền bỏ ra.

Tuy nhiên, trong trường hợp ngược lại, khi chi phí càng tăng cao, nhiều khách hàng sẽ bị thu hút bởi tính “hấp dẫn bề ngoài” này, từ đó khiến nhu cầu tăng vì họ nghĩ sẽ có sự tương quan giữa giá cả và chất lượng.

Kích thích nhu cầu và tác động đến quyết định du lịch của khách hàng

Nguyên tắc 5: Các thời cơ xen vào

Những thời cơ xen vào ở nguyên tắc 5 khi xây dựng chương trình du lịch nhằm ám chỉ tác động của các nguồn thu hút giữa nơi khởi hành và điểm đến du lịch, những đặc điểm ấn tượng làm cho du khách dừng chân nghỉ lại hay quyết định từ bỏ việc đi đến điểm du lịch trong kế hoạch.

Nguyên tắc 6: Các sự kiện đặc biệt

Một trong những nguyên tắc không thể bỏ qua khi xây dựng chương trình du lịch chính là tính hấp dẫn của các sự kiện, có thể kể đến như lễ hội, buổi biểu diễn, buổi triển lãm, những sự kiện về văn hóa. Điều này giúp tăng giá trị và trải nghiệm du lịch chất lượng cho chuyến đi của khách du lịch.

Nguyên tắc 7: Đặc tính đất nước

Đối với một số nước trên thế giới, có những đặc tính riêng biệt ảnh hưởng trực tiếp đến nhu cầu du lịch của người dân. Ví dụ, người dân nước Anh nhất định phải có ngày nghỉ trong năm và có xu hướng đi nghỉ mát ở khu vực gần biển. Hay du khách đến với Thụy Điển, Phần Lan đều sẽ say mê với khung cảnh yên bình của những cánh rừng, những cánh đồng xanh ngắt.

Nguyên tắc 8: Ấn tượng của du khách về nơi du lịch

Khách du lịch thường quyết định thực hiện chuyến du lịch dựa vào những ấn tượng của họ về điểm đến. Họ có thể tham khảo thông qua những phương tiện truyền thông hay những nhận xét của những người đã từng đến, hay những người sống ở đó.

Thuyết phục và tạo sự ấn tượng với khách hàng có nhu cầu du lịch

Các giai đoạn tổ chức chương trình du lịch

Để thực hiện một chương trình tour du lịch hoàn chỉnh, doanh nghiệp lữ hành sẽ trải qua 3 giai đoạn chính sau đây:

• Giai đoạn 1: Thỏa thuận với khách hàng
  • Ở giai đoạn này, doanh nghiệp lữ hành sẽ gửi khách hoặc các đại lý sẽ chuyển nội dung của khách đến cho công ty, sau đó công ty sẽ tiến hành tính toán về số lượng khách, quốc tịch, thời gian, nơi nhập cảnh, chương trình tham quan, yêu cầu đặc biệt của du khách, phương tiện di chuyển, hình thức thanh toán, khách sạn và danh sách đoàn.
  • Bộ phận Sales của công ty sẽ giữ vai trò thỏa thuận với khách hay công ty gửi khách, đại lý bán để thống nhất những thông tin trên một lần nữa
• Giai đoạn 2: Sẵn sàng thực hiện chương trình
  • Bộ phận điều hành của công ty sẽ tiến hành lập chương trình cụ thể, ấn định những thông tin về mức giá, các dịch vụ, phương tiện di chuyển, thời tiết,…
  • Ngoài ra, các dịch vụ phải nằm trong tầm kiểm soát và sẵn sàng phục vụ bao gồm việc đặt phòng, ăn uống, điều động phương tiện và chỉ dẫn vận chuyển. Cụ thể, cần đặt chính xác số lượng, loại và chất lượng phòng sao cho phù hợp với số lượng khách, thời gian lưu trú, khẩu phần ăn, đồng thời xác định rõ lại phương thức thanh toán và xác nhận thông tin của bên cung cấp dịch vụ trong thời gian nhanh nhất.
• Giai đoạn 3: Thực hiện chương trình du lịch
  • Đây chủ yếu là nhiệm vụ của hướng dẫn viên du lịch và đơn vị cung cấp dịch vụ, có sự tham gia đầy đủ của các bộ phận điều hành, tổ chức hoạt động đón và tiễn khách.
  • Trong quá trình thực hiện chương trình, cần thường xuyên kiểm tra, đảm bảo các dịch vụ được cung cấp đúng chủng loại, đúng đối tượng và chất lượng.

Ba giai đoạn chính khi thực hiện một chương trình du lịch

Bài viết đã cung cấp những thông tin chi tiết về chủ đề chương trình du lịch là gì và đặc điểm, cách phân loại cụ thể dựa trên nhiều tiêu chí. Nếu muốn tìm hiểu chi tiết hơn hay có niềm đam mê với lĩnh vực du lịch, bạn có thể lựa chọn theo học các chuyên ngành liên quan đến du lịch. Hiện nay, Cao đẳng Du Lịch Sài Gòn là trường đào tạo chuyên ngành Quản trị Lữ hành uy tín, chất lượng, giúp sinh viên trang bị đầy đủ kiến thức và kỹ năng, sẵn sàng cho hành trình sự nghiệp của mình.