Check-in là gì? Hình thức check-in khách sạn phổ biến nhất

Check-in là gì? Đây là một thủ tục quan trọng trong quy trình phục vụ khách tại khách sạn, góp phần tạo ấn tượng đầu tiên và nâng cao trải nghiệm lưu trú với khách hàng. Dù là khách sạn cao cấp hay bình dân, quy trình check-in là gì luôn được chú trọng để đảm bảo sự chuyên nghiệp và thuận tiện cho khách hàng. Vậy check-in là gì và có những hình thức check-in tại khách sạn nào phổ biến hiện nay? Hãy cùng Cao đẳng Du lịch Sài Gòn tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây.

Sảnh khách sạn check-in

Check in là gì?

Check-in là thuật ngữ được sử dụng để xác nhận sự có mặt của bạn tại một địa điểm đã đăng ký hoặc đặt chỗ trước đó. Trong lĩnh vực khách sạn, check-in là thủ tục bắt buộc giúp khách hoàn tất đăng ký lưu trú, xác minh thông tin cá nhân và nhận chìa khóa hoặc thẻ ra vào phòng.

Check-in là quá trình lễ tân thực hiện giúp khách hoàn tất đăng ký lưu trú

Giờ check in khách sạn?

Thời gian check-in là gì? Hầu hết các khách sạn hiện nay quy định thời gian check-in từ 14h và trả phòng (check-out) trước 12h trưa. Khoảng thời gian chênh lệch 2 tiếng giữa check-out và check-in thường được sử dụng để nhân viên buồng phòng tiến hành dọn dẹp, thay ga giường, vỏ gối, vệ sinh phòng và chuẩn bị không gian sạch sẽ, sẵn sàng đón lượt khách tiếp theo.

Quy trình check-in khách sạn

Quy trình check-in là gì? Quy trình nhận phòng (check-in) tại khách sạn thường bao gồm các bước sau:

• Bước 1: Đón tiếp khách hàng: Khi khách đến, nhân viên lễ tân chủ động chào đón với thái độ niềm nở, chuyên nghiệp, thể hiện sự hiếu khách. Giao tiếp bằng ngôn ngữ phù hợp, sử dụng tên khách (nếu có thông tin đặt trước) để tạo sự thân thiện. Nhân viên phụ trách hành lý luôn trong tư thế sẵn sàng hỗ trợ, đảm bảo việc vận chuyển hành lý của khách được thực hiện cẩn thận, đúng quy trình và mang lại sự hài lòng cao nhất.
• Bước 2: Tiếp nhận thông tin đặt phòng: Nhân viên kiểm tra tình trạng đặt phòng của khách. Nếu đã đặt trước, nhân viên lễ tân xác nhận lại thông tin như họ tên, số điện thoại, loại phòng và các dịch vụ đi kèm để đảm bảo chính xác. Trường hợp khách chưa đặt trước, lễ tân sẽ giới thiệu các phòng còn trống, tư vấn loại phòng phù hợp và xác nhận đặt phòng với khách. Bước này rất quan trọng trong việc thực hiện quy trình check-in là gì một cách hiệu quả.
• Bước 3: Làm thủ tục đăng ký: Khách được yêu cầu xuất trình giấy tờ tùy thân như CCCD hoặc hộ chiếu để đối chiếu thông tin. Nhân viên lễ tân sau đó điền các thông tin cần thiết vào hệ thống quản lý khách sạn để hoàn tất bước đăng ký.
• Bước 4: Xác định phương thức thanh toán: Khách có thể thanh toán bằng tiền mặt, thẻ tín dụng hoặc voucher giảm giá. Lễ tân kiểm tra kỹ khả năng thanh toán và hiệu lực của voucher nếu sử dụng. Sau khi hoàn tất, lễ tân giao chìa khóa phòng và giới thiệu các quy định, dịch vụ đi kèm tại khách sạn.
• Bước 5: Hướng dẫn khách nhận phòng: Sau khi hoàn tất thủ tục, nhân viên hướng dẫn khách lên phòng. Một số khách sạn sẽ có nhân viên hỗ trợ mang hành lý đến tận phòng để tạo sự thuận tiện cho khách.
• Bước 6: Cập nhật thông tin và đăng ký tạm trú: Sau khi khách nhận phòng, lễ tân nhập thông tin lưu trú vào hệ thống quản lý và đăng ký tạm trú theo quy định địa phương. Đây là bước cuối cùng, hoàn thiện quy trình mà check-in là gì được thể hiện rõ qua sự chuyên nghiệp và chu đáo của khách sạn.

Sau khi hoàn tất thủ tục, nhân viên sẽ hướng dẫn khách lên phòng

Các hình thức check in phòng khách sạn phổ biến hiện nay

Hình thức check-in là gì? Tùy vào từng khách sạn và đối tượng khách hàng, hình thức check-in có thể khác nhau. Dưới đây là sáu hình thức check-in là gì phổ biến hiện nay, giúp khách hàng linh hoạt lựa chọn phương thức phù hợp với nhu cầu và dịch vụ:

Front Desk Registration Check-in

Front Desk Registration Check-in là gì? Check-in tại quầy lễ tân là phương thức truyền thống và được áp dụng rộng rãi nhất. Khi đến khách sạn, khách hàng sẽ đến quầy lễ tân để làm thủ tục đăng ký, cung cấp thông tin cá nhân, xác nhận đặt phòng và nhận chìa khóa phòng. Phương thức này giúp nhân viên khách sạn trực tiếp tương tác với khách, hỗ trợ giải đáp thắc mắc và giới thiệu dịch vụ kèm theo.

In-room Check-in

In-room Check-in là gì? Check-in tại phòng thường áp dụng cho khách VIP hoặc những người sử dụng dịch vụ đưa đón của khách sạn. Khách không cần dừng tại quầy lễ tân mà được hướng dẫn trực tiếp lên phòng, nơi nhân viên sẽ hỗ trợ hoàn tất thủ tục. Hình thức này mang lại sự thuận tiện, riêng tư và trải nghiệm cao cấp hơn

Mobile Check-in

Mobile Check-in là gì? Check-in qua ứng dụng di động là giải pháp công nghệ hiện đại giúp khách hoàn tất thủ tục từ xa thông qua ứng dụng di động của khách sạn. Khách chỉ cần nhập thông tin cá nhân, xác nhận đặt phòng, sau đó nhận mã QR/thẻ từ để vào phòng, hoặc đến quầy lễ tân nhận chìa khóa. Hình thức này tiết kiệm thời gian, hạn chế tiếp xúc trực tiếp và phù hợp với xu hướng số hóa, mở rộng khái niệm check-in là gì trong thời đại công nghệ.

Check-in qua ứng dụng di động giúp khách hàng hoàn tất thủ tục đăng ký phòng từ xa

Check-in For Members 

Member-check-in là gì? Check-in dành cho thành viên là hình thức check-in dành cho thành viên khách hàng thân thiết hoặc thuộc các chương trình trung thành của khách sạn. Thông tin của họ đã được lưu trữ, quy trình trở nên nhanh chóng và khách có thể nhận ưu đãi đặc biệt.

Club Lounge Check-in

Club Lounge Check-in là gì? Đây là hình thức dành riêng cho khách VIP, khách hàng phân khúc cao cấp hoặc lưu trú tại các phòng hạng sang. Khách làm thủ tục tại khu vực lounge riêng, được phục vụ nước uống, đồ ăn nhẹ và có không gian thư giãn trước khi nhận phòng.

Express Check-in

Express Check-in là gì? Check-in nhanh là phương thức rút ngắn thời gian làm thủ tục, phù hợp với khách bận rộn như khách VIP hoặc khách sử dụng ứng dụng khách sạn. Khách chỉ cần điền biểu mẫu sẵn hoặc xác nhận thông tin qua ứng dụng để nhận thẻ phòng mà không cần chờ lâu.

Xem thêm: Check out là gì? Quy trình check-out chuẩn cho lễ tân khách sạn

Những quy định cần biết khi check–in sớm

Khi có nhu cầu nhận phòng sớm hoặc trả phòng muộn, khách hàng nên liên hệ trực tiếp với khách sạn để được hỗ trợ và cung cấp thông tin chính xác nhất. Việc hiểu rõ quy định check-in là gì giúp khách hàng dễ dàng sắp xếp lịch trình lưu trú phù hợp.

Mỗi khách sạn có quy định riêng về vấn đề này, thường dựa trên tình trạng phòng trống và chính sách kinh doanh cụ thể. Dưới đây là các khung giờ và mức phí nhận phòng sớm phổ biến tại các khách sạn quốc tế. Tuy nhiên, mức phí và khung giờ có thể thay đổi tùy vào từng khách sạn, nhưng thông thường, các khách sạn sẽ áp dụng các mức phụ thu như sau:

• Trước 05:00 sáng: Phụ thu 100% giá phòng.
• Trước 05h00 – 09h00: Phụ thu 50% giá phòng.
• Từ 09h00 – 14h00: Phụ thu 30% giá phòng.
• Nhận phòng sớm dưới 2 giờ: Có thể miễn phí tùy theo chính sách và tình trạng phòng của khách sạn.

Là một nhân viên lễ tân khách sạn, việc hiểu rõ check-in và check-out chưa đủ, mà còn cần thành thạo quy trình thực hiện hai nghiệp vụ này một cách chuyên nghiệp. Hy vọng rằng bài viết đã cung cấp những thông tin hữu ích về check-in là gì, giúp bạn nâng cao kiến thức và kỹ năng trong lĩnh vực lễ tân khách sạn. 

Nếu bạn đang quan tâm đến lĩnh vực khách sạn và các nghiệp vụ của ngành, hãy tham khảo chuyên ngành Quản trị Khách sạn tại Cao đẳng Du lịch Sài Gòn. Chương trình học kết hợp giữa 30% lý thuyết và 70% thực hành trong 2,5 năm giúp bạn nắm vững kiến thức chuyên môn và kỹ năng thực tiễn, sẵn sàng cho sự nghiệp trong ngành khách sạn. Với nhiều năm thành lập, chúng tôi tự hào đã đào tạo hơn 40.000 nhân sự chất lượng cho ngành du lịch và khách sạn. Tham khảo thông tin ngành qua website Cao đẳng Du lịch Sài Gòn hoặc liên hệ đến chúng tôi qua số hotline 0906783686 – 0906776471 – 0988575086 để được tư vấn chi tiết!