Tổ Chức Sự Kiện Cần Những Gì Để Thành Công Mỹ Mãn?

Trong xu thế hội nhập và phát triển kinh tế du lịch mạnh mẽ, thị trường tổ chức sự kiện tại Việt Nam cũng trên đà phát triển và đổi mới không ngừng. Tuy nhiên, để có thể tổ chức một sự kiện hoàn chỉnh, chuyên nghiệp và thành công là một điều không hề dễ dàng, yêu cầu rất nhiều về kiến thức chuyên môn, năng lực cùng các kỹ năng cần thiết. Vậy tổ chức sự kiện cần những gì? Làm thế nào để tổ chức sự kiện thành công? Cao đẳng Du lịch Sài Gòn sẽ chia sẻ với bạn chi tiết về quy trình tổ chức sự kiện cơ bản ở bài viết dưới đây.

Tổng quan về tổ chức event là gì?

Trước khi tìm hiểu tổ chức sự kiện cần những gì thì bạn cũng cần hiểu rõ về hình thức tổ chức sự kiện. Tổ chức event hay sự kiện là thuật ngữ dùng để chỉ cho quá trình thực hiện những công việc cần thiết theo kế hoạch đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ và thành công tốt đẹp. Trong đó, quá trình này sẽ được bắt đầu từ lúc lên ý tưởng, xây dựng kế hoạch, công tác chuẩn bị, triển khai chương trình,… cho đến khi sự kiện kết thúc.

Tổ chức sự kiện được xem là một công cụ quan trọng không thể thiếu trong các chiến dịch quảng bá, tiếp thị marketing nhằm thu hút khách hàng, tăng độ nhận diện thương hiệu. Điều này góp phần tác động tích cực về mặt truyền thông cũng như mang lại hiệu quả kinh doanh hay tăng doanh thu cho doanh nghiệp. Tuy nhiên, nếu sự kiện diễn ra thất bại thì sẽ khiến cho hình ảnh của thương hiệu và doanh nghiệp bị suy giảm đáng kể trên thị trường.

Hiện nay, nhu cầu tổ chức event được phổ biến rộng rãi cho đa dạng lĩnh vực khác nhau như: thể thao, giải trí, triển lãm, lễ hội, họp báo, tiệc cưới nhà hàng khách sạn, xúc tiến thương mại,…

Tìm hiểu thông tin tổng quan về khái niệm và vai trò của tổ chức sự kiện

Mục đích của việc tổ chức sự kiện là gì?

Có thể nói, việc xác định được mục đích cốt lõi của buổi event ngay từ ban đầu sẽ giúp bạn biết được tổ chức sự kiện cần những gì để mang lại kết quả tốt đẹp nhất. Thông thường, tổ chức event sẽ bao gồm những mục đích sau đây:

• Truyền tải thông điệp của doanh nghiệp đến tệp khách hàng mục tiêu, từ đó tạo đòn bẩy phát triển chiến dịch truyền thông và xây dựng hình ảnh thương hiệu, sản phẩm, dịch vụ.
• Quảng bá, ra mắt sản phẩm hay dịch vụ mới của doanh nghiệp để tăng độ tiếp cận đến khách hàng và hỗ trợ bán hàng tăng doanh số,…
• Thông qua sự thành công của sự kiện để giúp nâng cao tầm nhìn và giá trị của công chúng đối với hình ảnh của cá nhân, công ty hay doanh nghiệp.
• Gia tăng sự kết nối giữa khách hàng với các sản phẩm, dịch vụ cũng như nâng cao tính cạnh tranh giữa các doanh nghiệp trên thị trường.

Tổ chức sự kiện để quảng bá sản phẩm, thương hiệu và tăng độ nhận diện

Tổ chức sự kiện cần chuẩn bị những gì để buổi event diễn ra thành công?

Có thể thấy, vai trò của sự kiện có tác động rất lớn đến hiệu quả chiến dịch marketing hay PR truyền thông nâng cao giá trị thương mại và khả năng cạnh tranh của một cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp. Vậy tổ chức sự kiện cần làm những gì để đạt hiệu quả tốt nhất? Nếu bạn chưa nắm rõ quy trình cơ bản để tổ chức sự kiện thì có thể tham khảo các công việc quan trọng cần làm dưới đây:

Các công việc làm việc để tổ chức sự kiện thành công

Xác định mục đích của sự kiện sẽ tổ chức

Tổ chức sự kiện cần những gì? Để trả lời được câu hỏi này thì trước tiên bạn cần xác định được mục đích tổ chức sự kiện, từ đó bạn sẽ có cơ sở để lên ý tưởng, concept cho event phù hợp và mang tính chủ động, khách quan nhất. Đồng thời, mục đích của sự kiện của sẽ quyết định quy mô và chất lượng tổ chức. Nếu mục đích tổ chức càng lớn thì quy mô sẽ càng rộng lớn và yêu cầu chất lượng tổ chức cao hơn. Đặc biệt, đối với những mục đích tổ chức kỷ niệm thành lập công ty hay khai trương là những sự kiện quan trọng thì cần sự tỉ mỉ và chuyên nghiệp trong từng khâu tổ chức.

Căn cứ trên mục đích tổ chức sự kiện để lên ý tưởng và kế hoạch tổ chức

Xác định đối tượng khách mời tham gia

Việc xác định đối tượng khách mời tham gia sự kiện sẽ giúp bạn xác định và lựa chọn loại hình hay concept tổ chức sự kiện phù hợp. Nếu đối tượng khách mời là các đối tác khách hàng thì bạn cần chú trọng vào tính sang trọng và đẳng cấp để tạo ấn tượng về hình ảnh tốt đẹp của doanh nghiệp.

Bên cạnh đó, mục đích của xác định đối tượng khách mời nhằm lên danh sách số người tham gia đầy đủ cũng như kế hoạch sắp xếp và trang trí event hợp lý. Điều này sẽ giúp hạn chế các trường hợp không đủ chỗ hay thừa chỗ ngồi cho khách mời ảnh hưởng đến hiệu quả tổ chức sự kiện.

Dự trù kinh phí tổ chức sự kiện là bao nhiêu?

Khâu tính toán dự trù kinh phí đóng vai trò vô cùng quan trọng đảm bảo tối ưu chi phí tổ chức sự kiện, tránh lãng phí hay phát sinh những khoản không cần thiết và đạt chất lượng event như mong đợi. Để dự trù được khoản chi phí tổ chức sự kiện cân đối tài chính và tối ưu nhất, bạn cần lưu ý các điểm quan trọng như sau:

• Tính toán xác định tổng chi phí tổ chức dự kiến.
• Xác định nguồn ngân sách, tài chính sẵn có.
• Xác định tổng kinh phí được tài trợ để tổ chức sự kiện.
• Liệt kê chi tiết các hạng mục cần có trong sự kiện và yêu cầu báo giá chi tiết từ bên đơn vị tổ chức sự kiện. Theo đó, bạn tiếp tục cân đối và sắp xếp lại thêm hoặc giảm một số hạng mục để đảm bảo tính phù hợp cho tổng thể concept chung của event và tổng ngân sách.
• Trong trường hợp, các hạng mục đã chỉnh sửa không đạt được hiệu quả và mục đích mong đợi của sự kiện thì bạn hãy cân nhắc thêm những giải pháp xin tài trợ khác.

Tính toán dự trù kinh phí tổ chức sự kiện cân đối tài chính

Thời gian diễn ra sự kiện kéo dài trong bao lâu?

Một trong những khâu quan trọng không kém ảnh hưởng đến chất lượng của buổi tổ chức sự kiện là xác định thời gian bắt đầu và kết thúc của event. Đối với những tính chất sự kiện như: khánh thành, khai trương, lễ khởi công,… thì bạn cần lưu ý chọn thời gian theo yếu tố phong thủy nhằm mang lại ý nghĩa tốt đẹp, vận may cho doanh nghiệp.

Nếu những sự kiện mang tính chất giải trí, giao lưu thì nên lựa chọn thời gian tổ chức vào giờ hành chính. Điều này nhằm tạo hiệu ứng đám đông, thu hút sự quan tâm chú ý của quần chúng tham gia sự kiện.

Địa điểm tổ chức sự kiện sẽ diễn ra ở đâu?

Tổ chức sự kiện cần những gì và địa điểm diễn ra ở đâu? Để xác định và lựa chọn được địa điểm lý tưởng, phù hợp với mục đích tổ chức sự kiện thì bạn cần lưu ý một số điều sau đây:

• Bối cảnh của địa điểm phù hợp với sự kiện.
• Sức chứa của địa điểm đáp ứng tốt số lượng người tham gia và quy mô sự kiện.
• Địa điểm cung cấp đa dạng dịch vụ phù hợp với nhu cầu tổ chức event.
• Các chi phí thuê địa điểm, dịch vụ đi kèm tối ưu và phù hợp với ngân sách.
• Ưu tiên những địa điểm có không gian đỗ xe tiện lợi.

Khi lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện, bạn nên chuẩn bị kỹ càng và tham khảo thêm vài địa điểm khác để làm phương án dự phòng. Điều này sẽ giúp bạn chủ động trong mọi tình huống phát sinh hay trường hợp xấu nhất và có thể linh hoạt thay đổi địa điểm bất kỳ lúc nào.

Lựa chọn bối cảnh địa điểm phù hợp với sự kiện  cần tổ chức

Phân công nhiệm vụ theo từng nhóm cụ thể

Đây là một công đoạn không thể thiếu để đảm bảo công tác chuẩn bị sự kiện được kỹ càng, khoa học và hiệu quả nhất. Cụ thể, đội nhóm nhân viên tổ chức sự kiện sẽ được phân chia thành ba nhóm chính bao gồm: nhóm ý tưởng, nhóm hậu cần và nhóm điều hành.

Nhóm ý tưởng

Đội nhóm này sẽ chịu trách nhiệm lên ý tưởng concept chương trình, bố trí sắp xếp và trang trí cho sự kiện được ấn tượng, bắt mắt. Thêm vào đó, nhóm ý tưởng cũng đảm nhận công việc lên kịch bản chương trình, các hoạt động truyền thông trước và sau sự kiện như: thực hiện các ấn phẩm truyền thông, làm quà tặng chương trình hay hòm bốc thăm may mắn,…

Nhóm hậu cần

Đội nhóm hậu cần sẽ đảm nhận nhiệm vụ liên hệ các đơn vị cho thuê cơ sở vật chất, ánh sáng, âm thanh, kỹ thuật, thực đơn cho khách mời. Ngoài ra, trách nhiệm liên hệ thuê hạng mục biểu diễn như: MC, PG, ca sĩ, bang nhạc,… để tăng tính hấp dẫn và thu hút của sự kiện cũng sẽ do nhóm hậu cần thực hiện.

Nhóm điều hành

Đội nhóm điều hành đảm nhận trách nhiệm đảm bảo sự kiện được diễn ra trơn tru theo kịch bản đã lên sẵn của nhóm ý tưởng và phối hợp nhịp nhàng với đội hậu cần để đạt hiệu quả chương trình tốt nhất. Cụ thể, nhóm điều hành sẽ thực hiện các công việc quan sát, chỉ đạo, điều phối từ đầu đến cuối chương trình và nhanh chóng xử lý những tình huống phát sinh trong sự kiện.

Xây dựng kịch bản, timeline và kế hoạch chi tiết cho sự kiện

Ngoài các yếu tố vừa kể trên thì kịch bản cũng là một trong những đáp án để trả lời cho câu hỏi “Tổ chức sự kiện cần những gì?” Bởi vì, kịch bản được xem như xương sống của toàn bộ chương trình, đảm bảo sự kiện được diễn ra một cách khoa học và thuận lợi. Ở công đoạn này, bạn cần lên bản kế hoạch chi tiết về những nội dung, hành động cụ thể và thời hạn diễn ra cho từng hạng mục để tiện lợi cho việc giám sát. Trong đó, kịch bản chương trình sẽ được phân loại thành 3 kịch bản nhỏ bao gồm:

• Kịch bản tổng quan: Kịch bản này sẽ thể hiện timeline nội dung cơ bản của toàn bộ chương trình sự kiện.
• Kịch bản dẫn chương trình: Thông thường, các sự kiện có thuê thêm MC dẫn chương trình thì người MC sẽ chủ động lên kịch bản hoặc tự viết cách dẫn phù hợp với chủ đề chính của chương trình.
• Kịch bản kỹ thuật: Kịch bản này sẽ dành cho đội kỹ thuật viên điều chỉnh âm thanh – ánh sáng và trình phát nội dung.

Lên kế hoạch chương trình và sắp xếp timeline nội dung khoa học, chi tiết

Lên kế hoạch truyền thông cho sự kiện

Nếu bạn muốn tăng sức hút và độ tiếp cận của sự kiện đến nhiều người thì không thể bỏ qua bước xây dựng kế hoạch truyền thông quảng bá sự kiện một cách rộng rãi. Cụ thể, bạn cần xác định đúng đối tượng tượng truyền thông và tính chất của sự kiện. Theo đó, bạn tiến hành lên kế hoạch chi tiết về thời gian, các kênh, phương tiện truyền thông cần sử dụng thích hợp.

Nếu sự kiện mang tính chất khai trương hay tri ân đối tác, khách hàng, hội thảo,… thì cần thực hiện truyền thông trước khi sự kiện về thời gian, địa điểm tổ chức diễn ra thông qua các kênh mạng xã hội. Đối với những sự kiện nội bộ như Team building, Year End Party thì thực hiện truyền thông bằng cách dán thông báo, poster tại văn phòng và chia sẻ thông tin vào các hội nhóm công ty,…

Xin cấp Giấy phép tổ chức sự kiện

Tùy thuộc vào tính chất và quy mô tổ chức sự kiện mà bạn cần đặc biệt lưu ý về vấn đề xin cấp giấy phép tổ chức event để đảm bảo sự kiện được không bị gián đoạn hay bị hủy do lỗi quy phạm luật. Nếu sự kiện có thu phí tham gia hay quy mô tổ chức lớn thì bạn cần phải xin cấp giấy phép tổ chức tối thiểu 1 tuần trước khi diễn ra sự kiện.

Dự đoán trước những rủi ro có thể xảy ra trong sự kiện và cách giải quyết

Tổ chức sự kiện cần những gì? – Câu trả lời không thể thiếu đó là danh sách dự đoán một số rủi ro có thể xảy ra khi tổ chức event và cách xử lý nhanh chóng. Bởi trên thực tế, có rất nhiều trường hợp ở công tác chuẩn bị và điều phối chương trình đều được thực hiện rất kỹ lưỡng, sát sao nhưng vẫn không thể tránh được những sự cố phát sinh không mong muốn. 

Do đó, nếu bạn không có kế hoạch quản trị rủi ro hiệu quả thì sẽ dễ rơi vào trạng thái bị động và mất bình tĩnh khi xử lý tình huống. Vì vậy, bạn nên dành thời gian suy xét và đưa ra nhiều rủi ro cùng nhiều phương án giải quyết A, B, C,… đi kèm cho từng tình huống cụ thể.

Chuẩn bị các phương án phòng bị cho các rủi ro có thể xảy ra trong sự kiện

Triển khai tổ chức sự kiện

Khi tất cả các công đoạn chuẩn bị đã hoàn tất và gần đến thời điểm tổ chức sự kiện thì cũng là lúc tiến hành triển khai chương trình, vận hành tổ chức sự kiện. Dưới đây là các công việc quan trong trong bước triển khai sự kiện như sau:

Setup sự kiện

Công đoạn setup sự kiện sẽ được diễn ra trước khi bắt đầu sự kiện từ nửa ngày – 1 ngày, thậm chí là 1 tuần tùy vào quy mô và mức độ phức tạp của event. Tại công đoạn này, nhân viên sự kiện sẽ thực hiện và kiểm tra liên tục dựa theo checklist để không bỏ sót bất cứ hạng mục nào đã lên kế hoạch trước đó.

Tổng duyệt chương trình

Dù quy mô sự kiện nhỏ hay lớn thì đều cần phải thực hiện công đoạn tổng duyệt chương trình trước khi diễn ra sự kiện. Điều này nhằm đảm bảo các thiết bị âm thanh, ánh sáng hoạt động ổn định, thời lượng các tiết mục theo đúng kế hoạch timeline đã lên sẵn và người biểu diễn có thể thích nghi tốt với không gian sân khấu.

Vận hành tổ chức

Tại công đoạn vận hành tổ chức, các đội nhóm cần phối hợp làm việc nhịp nhàng với nhau cũng như giám sát liên tục từ đầu đến cuối sự kiện để đảm bảo toàn bộ quá trình diễn ra sự kiện được trơn tru nhất. Đồng thời, điều này cũng giúp phát hiện kịp thời các sự cố như: thời tiết, lỗi kỹ thuật, nhân sự,… và đưa ra phương án xử lý hiệu quả.

Kết thúc

Sau khi kết thúc sự kiện, bạn cần tiến hành thu dọn và bàn giao lại cơ sở vật chất, kỹ thuật cho đơn vị tổ chức. Tiếp theo, trả lại mặt bằng tổ chức sự kiện và kết toán những khoản chi phí còn lại.

Tổng kết và đánh giá sau sự kiện

Khâu tổng kết, đánh giá mức độ hiệu quả sau sự kiện, chỉ ra những lỗi đúng và còn thiết sót sẽ giúp doanh nghiệp rút ra những kinh nghiệm quý giá cho những lần tổ chức sự kiện sau. Dưới đây là một số tiêu chí đánh giá, tổng kết sự kiện:

• Kế hoạch tổ chức sự kiện có thành công hay không?
• Mức độ hiệu quả của chiến dịch truyền thông.
• Quá trình vận hành, điều phối tổ chức sự kiện có thuận lợi và thành công không?
• Kế hoạch tài chính, ngân sách có tối ưu và hợp lý không?
• Đánh giá doanh số của doanh nghiệp sau khi tổ chức sự kiện.

Đánh giá mức độ hiệu quả của sự kiện và rút kinh nghiệm

Có thể thấy, toàn bộ quy trình tổ chức sự kiện khá phức tạp và đòi hỏi rất cao về tính chuyên nghiệp, sự cẩn thận tỉ mỉ, có đầy đủ kiến thức chuyên môn cũng như khả năng chịu được áp lực tốt. Tuy nhiên, công việc này sẽ cho phép bạn được tiếp xúc với nhiều người, học hỏi điều mới mỗi ngày, được thỏa sức sáng tạo cũng như khám phá nhiều địa điểm, văn hóa thú vị. Nếu bạn là một người thích công việc sáng tạo, năng động và xê dịch thì hoàn toàn có thể theo đuổi công việc đầy tiềm năng này.

Vậy tổ chức sự kiện học ngành gì? Học tổ chức sự kiện ở đâu tốt? Hiện nay, nhằm đáp ứng tốt nhu cầu tuyển dụng nhân sự có năng lực chuyên môn cho ngành sự kiện thì có không ít những khóa học ngắn hạn đào tạo bài bản về tổ chức sự kiện ra đời. Hoặc trở thành một môn học chính thức trong một số ngành học du lịch đặc thù cần có thêm kỹ năng tổ chức sự kiện, tiêu biểu như chuyên ngành Quản trị Lữ hành. Trong đó, Cao đẳng Du Lịch Sài Gòn là một trong những ngôi trường đào tạo ngành du lịch nói chung và Quản trị Lữ hành nói riêng chất lượng, uy tín hàng đầu tại TP. HCM với hơn 33 năm kinh nghiệm.

Với thời lượng thực hành chiếm đến 70%, sinh viên theo học chuyên ngành Quản trị Lữ hành tại trường không chỉ được cung cấp đầy đủ các kiến thức chuyên sâu mà còn được trang bị những kỹ năng thiết yếu, đặc biệt là Tổ chức sự kiện. Ngoài ra, để tạo điều kiện cho các bạn có mong muốn được mở rộng cơ hội và chuyên môn hóa trong lĩnh vực sự kiện, Cao đẳng Du Lịch Sài Gòn đã tổ chức khóa học ngắn hạn “Tổ chức Sự kiện 100 giờ” chỉ trong 3 tháng.

Hy vọng thông tin tổng hợp chi tiết về quy trình tổ chức sự kiện cơ bản sẽ giúp bạn tìm được đáp án phù hợp cho thắc mắc để tổ chức sự kiện cần những gì? Nếu bạn cần tìm hiểu thêm về chương trình đào tạo chuyên ngành Quản trị Lữ hành hay muốn đăng ký tham gia khóa học “Tổ chức Sự kiện 100 giờ” tại Cao đẳng Du Lịch Sài Gòn, hãy liên hệ ngay đến phòng Tư vấn Tuyển sinh của trường để được tư vấn chi tiết.